世の中は次第にデジタル化されており、生産性の高いハイテク工場のDXの導入率は非常に高くなっています。
一方で中小企業の工程管理でよく耳にすることが、
・「デジタル化をしたいけど、どうすればよいのかわからない…」
・「デジタル化を推進しても、これまでのアナログ的な工程管理に慣れている従業員が使いこなせるか心配」
という声です。
そこでこの記事では、製造業の工程管理をデジタル化する目的や効率化する方法について説明していきます。
工程管理とは
工程管理は、簡単に言うとモノの製造を管理する工程です。
工場で製品を製造する際には、いくつもの工程を並列して行っています。
しかし、工程が一つでも停止すると全体の流れが止まってしまいます。
停止の理由は様々で、人員の欠員、機械の故障、原料の欠損、単純な操作ミスなどが考えられますが、多くの場合は工作機器のメンテナンス不足や数量の管理ミス、人員のトレーニング不足など些細なことが原因です。
そこで工程管理を行い、工作機械のメンテナンスや消耗品の交換、機械の使用、必要人員の確保、必要な原料の数量の確認などを通して、製造ラインの停止を避けると共に、最も効率的に稼働させるための工程管理表を作成します。
実際、一つ一つの工程を管理することはルーチンワークでそれほど難しくありません。しかし多数の工程がある製造工程全体となると非常に複雑になり、管理することは容易ではなくなるでしょう。
特に自動車やパソコンなど複雑な製品を作る場合には、工程がより複雑に。
工程管理を楽に、また正確に行うためには、デジタル化が必須になります。
工程管理のやり方
工程管理は「PDCAサイクル」というサイクルに従って行われます。
P：Planで計画
D：Doで実行
C：Checkで評価
A：Actionで改善
という意味で、それぞれの単語の頭文字を取っています。
なぜこのようなサイクルが必要かと言いますと、ある程度複雑な工程管理をアナログで組んだ場合、どんなに頭のいい人やベテランであってもミスは発生してしまうからです。
実際に工程表を作る際、自分は間違いないと思っていてもどこかに抜けがあったり、量が足りなかったりした経験がある方は多いのではないでしょうか。
工程管理を間違うと、その時点で生産が止まってしまいます。しかし、人間なので誰しもミスをすることはあります。ミスをしたことを責めるのではなく、ミスをした部分を見つけ出して改善することが必要です。
このため、工程管理表を作成(P)した後、実際に工程管理表通りに生産(D)してみて、一つ一つの生産工程を評価(C)し、直すべき点を改善(A)して次回の工程管理に活かす、というサイクルを行うことが生産性改善には非常に重要です。
特に最後の改善(A)は、一番大事なポイントでしょう。
もし人員に負荷がかかってしまっている工程があれば、大事故につながるリスクが存在していることになるので、このような工程を洗い出し改善することが事故防止のために欠かせません。
手書き、紙媒体での工程管理でおきがちなミス
ここからは、手書き、紙媒体での工程管理でおきがちなミスについて紹介していきます。
伝達ミス
工程管理はツールの変遷により変わっていきました。
古くはホワイトボードや黒板に工程を書き、どうするか指示を書き出していました。しかしこのホワイトボードなどを使用して工程管理をしていた昭和時代には、伝達ミスが連発していました。
それもそのはずで、手書きで文字を書く上に、くねくね曲がった線を引くので誤字脱字、読み違え、曖昧な線などミスを誘発する要因が多くありました。また工程管理者より口頭で説明を受けるので、製造には以心伝心で伝わる様な熟練工が必要であった時代です。
さらに、工程を確認する時にはノートにメモをするかホワイトボードまで行き来するので、余計な工数が発生してしまいます。
その後、パソコンやコピーの普及で手書きは次第になくなり、代わりにパソコン画面や紙上に綺麗に印刷された工程管理表が登場するようになりました。
これにより、手書きの時に起こっていたような誤字脱字による伝達ミスはタイプミスを除いてなくなりました。しかしこの状況でも、依然として伝達ミスは起こり得ました。
書き換え・変換のミス
エクセルが登場し機能がアップデートされると、やがて工程管理にも使用できるように。
セルごとに色分けなどの工夫をすることで、視覚的に間違うことはほとんどなくなりました。
さらに、社内サーバーでエクセルファイルを管理でき、大勢が一つのファイルを共有することで情報を一元化することも可能になりました。
エクセルは、マクロを組むと複雑で高度な工程管理ができる強力なツールなので、工程管理にエクセルを使用している会社は多いことでしょう。
しかし、多くの人がファイルにアクセスできるので、誰かがエクセルの内容を誤って書き換えるミスが起こることも。また内容の確認のために、パソコンの前に行きエクセルを開く時間も発生するため、手間がかかります。
そもそもエクセルは汎用的なアプリケーションなので、製造工程に特化したツールではありません。
そのため、リアルタイムで確認できないなどの限界もあり、複雑な製造工程があるメーカーの多くは、
工程管理専用のソフトウェアを使用しています。
円滑に工程管理を進める方法
DX化を行いデジタルな工程管理に成功した工場と、従来のアナログ的な工程管理を行う工場では、
同じ製品を作っても必要工数の低下のみならず、ミスの低下により歩留まりも高くなります。
それも当然で、デジタル化により紙を使用する量が減り、電子帳票を使用することで、大事な情報を整理・管理することが容易に。原料の仕入れから出荷までを一つのソフトウェアで管理できるので、全体把握も行いやすくなります。
また、工程管理に使用するソフトは、デジタルが苦手な従業員でも使いこなせるよう、直感的に操作できるように工夫がされています。しっかりとトレーニングを行うことで大半は使いこなせるようになるでしょう。
これらの理由から、効率的な工程管理を行うためには進捗管理をデジタル化することが合理的です。工程管理専用のソフトウェアを導入する際には工場に応じて各種の設定をする必要がありますが、一度設定を行えば済みます。
また、デジタル化とは工程管理専用のソフトウェアを導入するのみではなく、従業員たちが工程管理表や必要な指示を容易に確認できるためのタッチパネルなどの端末の導入も併せて行うと、より効率的になります。
まとめ
仕掛品を常に確認したい、工場担当者に電話しないと確認が取れないことが多く時間がかかるなど、工程管理をよりスムーズにしたいと考える方は多いでしょう。
このような場合は、デジタル化を行い工程管理専用のソフトウェアを導入するのがおすすめです。
工程管理アプリ内のフォルダを開くだけで仕掛品の状況が確認でき、工程をリアルタイムに監視することも可能です。電子帳票により工程が進むと自動的に帳票も移動するので、仕分工数がなくなるなどのメリットが生まれます。
合理化、システム化により工数が減らせる分、生産コストも低下します。
工程管理のデジタル化は、DX時代に欠かせないものとなるでしょう。
現場帳票研究所の編集部です！
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ただし、製造指示書を紙ベースで管理している場合、日付がわかっていても探し出すのは容易ではありません。生産管理システムや帳票の電子化システムなど、システム上で製造指示書の作成や管理、検索が可能なツールを導入するのがおすすめです。 宛先となる製造者名 製造者名の欄には、今回の製造の担当を明示します。具体的には、実際に製造を行う担当部署や担当者の名前を記載するのが基本です。これによって、製造指示書の宛先や誰がどの工程を担当するのかが明確になります。 なお、製造指示書には製造者名のほかに、依頼先となる会社や担当者の名前を記載する場合もあります。作業の完了時に連絡が必要なケースなど、顧客ごとに記載の有無を検討しましょう。 責任者 責任者は、今回の製造における責任者を明示する項目です。万が一トラブルが発生した際の連絡先や疑問点の問い合わせ先などを共有する目的で記載します。また、作業の責任者を明示することで、製造工程全体の責任の所在が明確になるメリットもあります。緊急時に連絡が取れるよう、電話番号やメールアドレスなどの情報を載せておくと良いでしょう。 製造期間、製造日時、納期 製造指示書には、製造期間や製造日時、納期などの情報も記載します。製造にかかる時間や終了日時などのスケジュールを明確にし、計画的な製造を実現するために重要な項目です。勘違いや伝達ミスが発生しないように、「○○年○○月○○日」とわかりやすく明記する必要があります。 製造指示内容 製造指示内容は、作業手順を詳細に記載する項目です。指示書を読んだ担当者がスムーズに作業を行えるよう、製造する商品や部品の情報、使用する設備や材料、工程ごとの作業手順、安全対策などを具体的に記載します。今回の作業に必要な情報をできる限り網羅することで、担当者からの問い合わせを減らすのが目的です。また、工程手順は文字だけでなく、写真や図で補足する場合も多くあります。 製造指示書のテンプレート 製造指示書のテンプレート 無料ダウンロードはこちら 製造指示書の作成時のポイント 製造指示書は、新人の作業員からベテランのスタッフまで、多くの現場の作業員が使用する書類です。そのため、製造指示書を作成する際は、誰にとっても理解しやすい内容となるよう工夫する必要があります。こちらでは、製造指示書を作成するうえでのポイントを3つ解説します。 製造手順に漏れがないように作成する 製造指示書は、製造手順に漏れがないように作成しましょう。細かな作業でも、漏れがあるとミスや誤った手順になってしまう可能性があるためです。また、ベテラン作業員のAさんにとっては記載がなくても把握できる内容でも、新人のBさんには具体的な指示が必要なケースもあります。そのため、製造指示書を作成した後はWチェックを行うなど、記載内容に漏れや誤りがないか入念に確認することが大切です。製造指示書の運用開始後には、現場から適宜フィードバックを受け、不備がある場合はすぐに修正しましょう。 製造過程の内容をわかりやすく記載する 製造指示書は、製造過程の内容をわかりやすく記載することも重要です。作業過程がわかりにくいと、上司や担当者に問い合わせなければならず、ムダな作業時間が発生しやすくなります。製造指示書を確認するだけで、新人からベテランまで誰でも作業ができるように記載するのが理想です。具体的には、わかりにくい部分は箇条書きでシンプルに表現したり、作業手順ごとに写真や図表を活用したりすると良いでしょう。 作業機器の扱い方も記載する 製造指示書には、作業機器や工具の扱い方も記載しましょう。作業機器を正しく扱えないと、作業効率の低下や重大な事故につながる可能性があります。製造指示書を通じて使い方やメンテナンスの方法を指導することで、作業効率のアップや事故の防止につながります。また、作業機器を正しく扱える作業員が増えると、品質のばらつきが起こりにくくなる点もメリットです。新たな設備や工具を導入するたびに項目を追加し、常に最新の情報を提供しましょう。 製造指示書を導入するうえでの注意点 業務効率化やコスト削減を目的として、初めて製造指示書を取り入れる場合、想定していない部分でトラブルが発生する可能性があります。そこで続いては、製造指示書を導入する際の注意点を解説します。 製造指示書の作成に時間が取られやすい 製造指示書の作成には一定の時間が必要です。特に、内容をわかりやすくするために図や写真を挿入する場合、時間がかかりやすい傾向にあります。図や写真の作成、トリミングが必要になるためです。また、製造指示書の完成が遅れると、現場が作業に取り掛かれなくなってしまう可能性があります。そのため、まずは製造指示書を速やかに完成させたうえで、作業員からのフィードバックを基に適宜修正するのが良いでしょう。 製造過程の内容が変更されると対応に時間がかかりやすい 新しい設備の導入や工程の見直し、品質管理の改善などにより製造プロセスに変更が生じると、製造指示書の内容の見直しをしなければなりません。場合によっては指示書を最初から作り直すケースもあり、修正を反映するまでに手間と時間がかかりやすい傾向にあります。ただし、製造指示書の更新を怠ると、作業の安全性や製品の品質に影響を与える可能性があるため、速やかな対応が求められます。 海外向けに作成した製造指示書では伝達ミスが起こりやすい 海外の拠点に向けた製造指示書を作成する場合、伝達ミスに注意が必要です。英語などの慣れない言語を使用した結果、細かな指示がうまく伝わらないケースがあります。また、地域によっては用語や計測の単位などに関する認識が異なる場合もあります。伝達がうまくいかないと、作業ミスやトラブルにつながる可能性があるため、必要に応じて翻訳者や現地の専門家と協力して製造指示書の作成を進める必要があるでしょう。 製造指示書の管理を効率化するなら「i-Reporter」 製造指示書は、取り扱う製品や作業工程が増えるたびに作成する必要があるため、事業所によっては膨大な量の書類を管理するケースがあります。製造指示書の効率的な管理を実現するには、帳票の電子化システムである「i-Reporter」を導入するのがおすすめです。こちらでは、「i-Reporter」の概要と導入事例をご紹介します。 i-Reporterとは 「i-Reporter」は、製造指示書や在庫管理表など、業務で使用するさまざまな書類を電子化して管理できるITツールです。紙ベースやエクセルで作成した帳票を、電子データとしてシステム上に取り込むことで、レイアウトを変えずにペーパーレス化を実現できます。製造業や物流業、倉庫業におけるDX施策の一環としても多くの企業に導入されています。 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