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健全な企業運営において、情報の整理と管理は必須のタスクです。しかし、企業によっては必要な情報がバラバラに管理されているケースも少なくありません。このような課題の解決に役立つのが、管理表の作成です。本記事では、管理表の主な種類や作成する際のポイント、目的について解説します。ダウンロードしてご利用いただけるテンプレートもご用意していますので、企業のご担当者様はぜひ参考にしてください。
管理表の主な種類
管理表は、社内の業務やプロジェクトを円滑に進めるために必要な情報をまとめた書類のことです。
記載する項目や目的に応じてさまざまな種類があります。こちらでは、管理表の主な種類とそれぞれの役割について解説します。
工程管理表
工程管理表は、タスクの進捗状況やスケジュールなどを管理するものです。工程管理表を作成することで、社内全体で作業工程を確認できます。業務全体をリアルタイムで可視化でき、作業の遅延にも気付きやすくなるでしょう。社内の生産性を向上させるツールとしても役立ちます。
顧客管理表
顧客管理表は、顧客の基本情報や売上情報などを管理するものです。顧客管理表を作成することで、顧客の正確な情報を取得しやすくなります。これにより、顧客ごとに適切な提案ができるようになり、顧客満足度のアップが期待できます。顧客一人ひとりのニーズに応えることができれば、売上の拡大や販売機会の損失防止にもつながるでしょう。
備品管理表
備品管理表とは、社内でバラバラに管理されている備品の個数や状態などを記録するためのものです。「物品管理表」や「資産管理表」と呼ばれる場合もあります。備品管理表を作成して備品の状況を入力することで、備品の在庫数を正確に把握でき、無駄な備品を購入するケースを減らせます。棚卸の時間短縮にも効果的です。
売上管理表
売上管理表は、売上目標を達成するために日々の売上情報を記録・集計したものです。具体的には、売上金額や商品名、販売数量、単価などの情報を年月日や顧客ごとに記録します。売上管理表を作成することで、数字をもとに現状の把握と今後の対策の検討が行いやすくなり、組織の収益性向上に寄与します。
有給管理表
有給管理表は、各従業員の年次有給休暇の状況を管理するものです。各従業員の有給取得日数や取得日時、残日数などを把握し、労働基準法で定められた有給取得日数に対する差分を確認するために使用されます。これにより、従業員の健康管理やワークライフバランスの改善、および法令遵守を図ることが可能になります。
鍵管理表
鍵管理表とは、オフィスや工場における鍵の持ち出しや返却などの基本情報についてまとめたものです。管理表を作成して鍵の行方を適切に管理することで、不正持ち出しや紛失を防止でき、セキュリティ強化につながります。
勤怠管理表
勤怠管理表は、従業員の出勤・退勤時間や休憩時間、残業時間、休暇などの勤怠に関係するあらゆる情報を記録するものです。雇用主が従業員の労働時間を把握し、法令や労働条件に適合しているかをチェックするために使用されます。また、勤怠管理表を活用することで、特定の従業員に業務負荷がかかっていないかどうかを確認でき、労働コストの分析や業務改善にも役立てられます。
在庫管理表
在庫管理表とは、在庫の商品情報や個数、入庫や出庫の日付・時間などを記録して管理するものです。在庫数が可視化されることで仕入れ量の調整などを行いやすくなり、過剰在庫や欠品の発生防止に役立ちます。従来は手書きで作成するケースも多くありましたが、商品数が増えるにつれて手間がかかることから、現在ではExcelや在庫管理システムによる管理が一般的になっています。
運用しやすい管理表を作るポイント
管理表の運用のしやすさは、担当者の業務効率や自社の売上に影響を与える重要なポイントです。そこで続いては、運用しやすい管理表を作成するためのコツを解説します。
情報の網羅性を高める
情報の網羅性は、管理表の効果を大きく左右します。例えば、顧客管理を効率的に行うには、顧客の基本情報や購買履歴、連絡履歴などのデータを一元的に把握できるような管理表を作成することが重要です。複数の管理表を確認する必要がある状態は、利用者にとって不便であり、効率も悪くなります。管理表を作る際は、記載したい内容を前もって整理しておくと良いでしょう。
見せ方を工夫する
管理表による情報の伝達効率をアップさせるには、見せ方を工夫することも大切です。知りたい情報をすぐに参照できるような表が望ましいでしょう。見た目が整っていて、情報が視覚的に伝わる管理表を作成することで、利用者のストレスを軽減でき、必要な情報の迅速な取得につながります。例えば工程管理表の場合、ガントチャートやカンバン方式などの手法を取り入れることで、プロジェクトの進捗状況やタスクの進行度を一目で把握できるようになります。
管理表を使う人の意見を聞く
管理表は、利用者にとって使いやすものを目指すことが重要です。そのためには、まずプロトタイプの管理表を作成して利用者に使用してもらい、実際の運用で起こりそうなトラブルや現状の問題点などをヒアリングしましょう。次に、利用者からのフィードバックをもとに情報の見せ方や項目の内容、配置などを改善し、アップデートを重ねて最適化するのがおすすめです。
管理表を作る目的
質の高い管理表を作成するには、目的を明確にすることが大切です。管理表を作る目的を明らかにしておくことで、記入すべき項目や運用にあたってのルールなどを決めやすくなります。
情報を可視化する
管理表は、情報を可視化する目的で作成されます。管理表にデータを集約することで、必要な情報が一目でわかるようになり、業務の全体像を正確に把握しやすくなります。
管理を効率化する
管理表は、管理業務の効率化を目的として作成されるケースもあります。管理表を作成すると、情報が可視化され、現状の業務のボトルネックが明確になるためです。明らかになった問題点を改善できれば、生産性の向上にもつながります。自社の課題管理に困っている場合は、管理表の作成がおすすめです。
情報共有に役立てる
管理表は、チームや組織全体における情報共有のためのツールとしても活用されます。管理表を使ってプロジェクトのステータスやタスクの進捗などの情報を共有することで、トラブルやミスの可能性を減らし、業務の円滑な遂行をサポートできます。また、従業員間のコミュニケーションの活性化も期待でき、ノウハウの共有なども行いやすくなるでしょう。
管理表のテンプレート
こちらには、無料でご利用いただける管理表のテンプレートをご用意しました。管理表の作り方がわからない場合は、ぜひご活用ください。
●工事進捗状況一覧
工事進捗状況一覧のテンプレートのダウンロードはこちら
- 工程管理表
- 顧客管理表
- 備品管理表
- 売上管理表
- 有給管理表
- 鍵管理表
- 勤怠管理表
- 在庫管理表
在庫管理表の役割と主な種類│作成方法と運用時の注意点【便利な無料テンプレート付き】
管理表を活用して業務効率化や生産性向上を実現しよう！
今回は、さまざまな管理表の種類や作成時のポイント、目的についてお伝えしました。管理表は、単にデータを記録するだけではなく、利用者間のコミュニケーションの促進や情報の可視化にも役立つ有用なツールです。自社の業務に必要な管理表を用意して、業務効率化や生産性向上を実現しましょう。
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