在庫管理表の役割|作成方法と運用時の注意点【テンプレート付き】

「わかりやすく手軽に在庫管理がしたい!」
「在庫管理にかかる時間を減らして、他の業務に使う時間を捻出したい」と悩んでいませんか?

在庫管理表とは、取り扱っている商品の情報や在庫、入庫や出庫の日時などの記録・管理にかかせないツールです。
製造業や小売業、倉庫業など、業種を問わず幅広い現場で活用されています。
自社の業務に合った在庫管理表を導入すれば、商品入荷や在庫量の確保・売れ筋の分析などが可能です。

今回は、在庫管理表の役割や主な種類、作成時のポイント、運用における注意点などを解説します。
無料でダウンロードできるテンプレートや、在庫管理に役立つITツールもご紹介しますので、ぜひ活用してください。

在庫管理表の役割と種類

適正在庫の維持が難しく、欠品による販売機会の損失や過剰在庫によるコスト増大が発生している場合は、在庫管理表の導入を検討しましょう。
こちらでは、在庫管理表の役割と主な種類を解説します。

在庫管理表の役割

在庫管理表の役割は、需要予測を立てて在庫管理を簡単にすることです。
在庫管理表を使用することで在庫数が可視化され、自社の在庫状況を明確にできます。
商品の欠品を防止して、安全在庫(悪天候などのトラブルが発生しても欠品を防止できる最低限の在庫)を維持することで、生産性向上を目指せます。
在庫管理表を活用すれば、社内で連携している部署や従業員への情報共有もスムーズです。
詳細な在庫情報が組織全体に共有されることで、商品の生産スケジュールの調整や販売・需要予測の精度向上が可能です。発注業務の負担が減らせます。
在庫管理表は自社が導入した在庫の管理手法を、より効率的に実践する目的で用いられるのも特徴です。
在庫管理表を利用することで、品番や商品名から簡単に商品の情報を引きだせます。
商品別の在庫状況の把握や在庫金額の計算など、複雑な作業を簡易化または自動化できる点がメリットです。

在庫管理表の主な種類

単票タイプ

単票タイプの在庫管理表は、1つの商品につき1枚の管理表で運用する形式のものを指します。
商品ごとに在庫数を把握しやすいため、入出庫作業や棚卸しをする際に便利です。
しかし、管理する商品数が多くなると、商品の数だけ在庫管理表が増え、業務が煩雑になりやすいデメリットがあります。
在庫管理システムの導入や、帳票の電子化による課題解決を図り作成した在庫管理表を一元管理できるように工夫してください。

在庫移動票タイプ

在庫移動票タイプは、複数の商品を一覧で確認できるように、1枚の表にまとめています。
複数ある商品の入出庫や在庫に関する情報を、1枚の管理表で把握できるのが特徴です。
ただし、単票タイプに比べて載せる情報が多く、全体的に記入欄が狭くなりやすいため、細かい補足事項を記載するのが難しい傾向にあります。
商品別の細かな情報が必要な場合は、必要に応じて別途棚卸表や入出庫管理表を作成するのがおすすめです。

在庫管理表の記載項目の例とテンプレート

在庫管理表を一から作成する場合、どのような項目を用意すると良いのでしょうか。
続いては、在庫管理表の記載項目の例とその内容を解説します。

無料でダウンロードが可能なテンプレートもご用意しましたので、ぜひご活用ください。

在庫管理表の記載項目の例

日付

作業や処理を実行した日付を記入する項目です。
日付を記録しておくことで、商品の在庫状況だけでなく、入出庫のタイミングを可視化できます。
商品ごとの在庫回転率を計算し、生産ラインや販売スケジュールを調整する際に便利な項目です。
在庫管理表の雛形にあらかじめ日付の記載欄を作っておくと記入漏れやミスを減らせます。

商品コード

商品コード(品番)は商品ごとに設定された文字列です。商品管理の効率化に役立ちます。
在庫管理表に商品名だけを記載した場合、同じ商品名のものでも発売日や付属品が異なるケースがあります。
商品コードを活用することで、各商品を正確に識別でき取り違いなどの在庫管理のトラブルを防止可能です。
商品コードはバーコードや2次元コードと組み合わせると、ハンディターミナルを使った棚卸しやロケーション管理(商品それぞれの保管場所に住所を定めて管理する方法)などを実施でき、業務の効率化が図れます。

商品名

在庫管理表には、商品コード(品番)に加えて商品名も記載しましょう。
商品コードは不規則な文字列の場合が多いため、どの商品を指すのか現場の人間が一目で判断するのは困難です。
商品コードと合わせて商品名を表示することで、作業員がスピーディーに商品情報を把握できます
商品名が長すぎて略名を使用する際は、ルールを明確にして社内で共有することが大切です。

入庫数

入庫数は、倉庫に入れる商品数のことです。
在庫数の増減を把握するために記録する必要があります
大量の商品を取り扱う場合、入庫数の記録ミスが欠品や過剰在庫につながる可能性があるため、数に間違いがないよう記入することが重要です。

出庫数

出庫数は、倉庫から出ていく商品数を記入する項目です。
販売個数はもちろん、廃棄などによって出庫した商品の数も記載します
入庫数を記録するだけでは、在庫数を正確に把握できません。出庫数も正確に記録することで、適切な在庫管理を実現してください。

在庫数量

在庫数量は、「入庫数-出庫数」の計算式で算出した数を記載する項目です。
入庫数や出庫数に変動があるたびに計算する必要があるため、手書きの場合は手間がかかります
Excelなどの表計算ソフトを利用すれば、関数を使った自動計算の設定ができ、計算の手間を省けます。

備考欄

在庫管理表の備考欄には、在庫管理の過程で生じる細かな情報を記載します。
在庫商品の保管場所の変更や商品の状態、特定の商品に対する作業者の注意点など、そのほかの項目に記載できない情報を記入してください。
備考欄を適切に活用することで、作業が属人化しにくくなり、在庫管理業務の効率化を図れます。

その他

上記の項目以外で商品や作業現場によって必要な項目があれば、適宜追加をして在庫管理表のブラッシュアップを図りましょう。
返品や破損、不良品などの数を記録したり、前月と翌月の繰越在庫数を記載したりすることで管理漏れやミスを防げます。
在庫管理表を用意する場合は、試験運用の段階で現場の担当者にヒアリングをして、ほかに必要な項目のカスタマイズを検討しましょう

在庫管理表のテンプレート

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Form template Inventory control chart Manufacturing

在庫管理表の作成方法

在庫管理表を使いこなすことで、商品入荷・移動・出荷の全工程を正確に把握できます。
Excelなど、リアルタイムで情報更新・共有できるツールを活用すれば、物流の状況を可視化できます。
Excelを使った代表的な在庫管理表は、単表タイプと在庫移動表タイプです。
テンプレートを使用せずイチからオリジナルの在庫管理表を作成する場合、どのような管理表を作成すれば良いのか悩んでしまいます。
ここでは、2つの在庫管理表の書き方や役立つ関数を紹介します。

在庫管理表の記載項目を作成する

在庫管理表は、導入前に必要な記載項目を登録した基本のフォーマットを作成しておくと、効率よく運用を開始できます。
単票タイプと在庫移動票タイプの在庫管理表は、下記のとおりです。
それぞれで表の書き方は異なるため、必要に応じて使うタイプを選びましょう。

単票タイプの在庫管理表

単表タイプでは、1つの在庫管理表で1つの商品を管理します。在庫の変動が1つの表の中で把握できるのが特徴です。
表の上部に品番と品名を表示して、入庫・出庫・実在庫がいつ、いくつ変動したかと、担当者を記載します。
備考欄を設けておけば、課題点やメモをしておきたい内容を記録できます。
記録の書き方は、昔から使われている紙タイプ(手書き用)のものと同じため、社内にパソコンを使い慣れていない人が多い会社におすすめです。
見た目がシンプルで、1つ商品について詳細な情報を記載できるメリットがあります。
取り扱う商品が少ない・各商品の詳しい情報の書き出しや管理が必要な場合は、単表タイプの在庫管理表を活用しましょう。

在庫移動票タイプの在庫管理表

在庫移動表タイプでは、複数の商品を1つのシートで管理します。
大量の商品の在庫状況を一目で確認できるため、作業の効率アップが可能です。
商品ごとのデータは、横軸で管理されています。
表の左側に品番・品名・単価や実在庫など、基本的なデータを入力。
右側には入庫・出庫の日付・在庫の移動数などの変動するデータを入力します。
単表タイプと比べると、詳細な情報を書き込みにくい表が多い傾向です。
ツールに搭載されているコメント機能を活用して詳細データを登録するなど、社内ルールを設けて運用してください。

在庫の計算式を追加する

Excelを使った在庫管理で役立つ、代表的な計算式(関数)を3つ紹介します。

VLOOKUP関数

【計算式】=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)
あらかじめデータリストを作成しておくことで、その後、入力された条件(情報)に一致するデータをリストから反映させる関数です。
商品コードを入力したら自動的に商品名や単価が表示される仕組みや、商品の個数を入力すると自動で合計金額が変化する仕組みは、VLOOKUP関数を使っています。
入力ミスを減らし、生産性向上を目指せます。
計算式に使う情報の意味は、以下のとおりです。

検索値

検索値とは、商品コードや商品名など、探したい情報を指定する値のことです。VLOOKUP関数の検索値には、検索する際に参照するセルの値を入力します。

範囲

情報を反映させるためのデータリストを登録したセルの全範囲のことです。検索値に入力した内容を指定した範囲の中から検索し、情報を反映します。

列番号

範囲に登録したデータリスト内のどの部分(どの列)を表に反映させたいかを指定します。左から右の列に向けて指定してください

検索方法

FALSE(検索値に入力した情報と完全に一致したデータを範囲から検索)か、TRUE(検索値と完全一致するデータがない場合は、範囲の中から1番近い値を抽出)を登録します。
どちらかを選ばなかった場合、自動でTRUEが登録されます。
データの反映は左から右に向けてしかできないため、検索値(商品コードなど、データを反映させるための大元の情報)は、必ず左端の列に入力しましょう。

SUMIF関数

【計算式】=SUMIF(範囲, 条件, 合計範囲)
指定した条件に合ったもののみを合算できる関数です。
指定した商品の在庫だけを合計できるため、ビーズクッションの在庫だけを管理したいなどの場合で役立ちます。
計算式に使う情報の意味は、以下のとおりです。

範囲

データリストの中で情報を反映させたい範囲のことです。指定した範囲の中から条件に合致するものを表に反映させます。

条件

検索したい条件(ビーズクッション・2000円以上など)の指定をします。指定した条件に該当する情報を絞り込みます。

合計範囲

合計したい値のセル範囲を登録します。

IF関数の数式

【計算式】=IF(A1>=10, “在庫あり”, “在庫少”)
指定した条件に応じて、表に表示される内容を変える関数です。
在庫が〇個を下回ったら「在庫少」と表示されるようにするなどの工夫で、在庫数の把握にかける手間を減らせます。

計算式の意味は、以下のとおりです。
もし、指定されている範囲(A1)の在庫が10個以上なら「在庫あり」と表示される。10個以下になったら「在庫少」と表示されます。

在庫管理表を作成する際のポイント

在庫管理表は多くのスタッフが使用するため、誰もが使いやすいように工夫して作成する必要があります。
こちらでは、在庫管理表の作り方のポイントをご紹介します。

レイアウトをシンプルにする

在庫管理表は、不必要な装飾や複雑なレイアウトは避け、できる限りシンプルなデザインにしてください。
在庫管理表の一番大事な情報である、商品名と個数が一目でわかるデザインだと入力箇所に迷うことなく便利です。
担当者が必要な情報を迅速に把握しやすくなり、業務全体の効率化が期待できます。

複数の作業者による記入や管理をしやすくする

在庫管理表を作成する際は、誰でも簡単に使いこなせる操作性を意識しましょう。
クリック操作がメインで表管理が終えられる・使い方が自然と理解できる目線誘導・作業内容の説明がメモに残されているなどが一例です。
誰でも操作できれば、担当者が不在の際のトラブルやイレギュラーを迅速に処理できます。
記入漏れやミスを防ぎやすくなる点もメリットです。

記入や更新をした作業者名を記載する欄を設ける

在庫管理表には、記入もしくは更新した作業者の名前を記載するスペースを用意してください。
在庫管理表は、商品の入庫や出庫のたびに更新されます。 担当者を明記することで、作業の引継ぎやトラブル発生時の問い合わせをスムーズにできます。

在庫管理表を運用する際の注意点

在庫管理表は、自社の在庫の変動を適切に把握するために重要なツールです。
在庫状況を正しく管理し、業務の効率化や売上の最大化につなげるには、どのように運用するのが良いのでしょうか?
続いては、在庫管理表を運用するうえで注意したいポイントを解説します。

データの入力ミスを防ぐ

在庫管理表を運用する際、特に気をつけなければならないのが、数量の入力や記入、計算ミスです。
数量の記入ミスなどが起こると、棚卸しなどで実質在庫と理論在庫に差異が発生します。
その結果、在庫差異の原因を調査する必要性が生じ、業務効率の低下や余計なコストの発生につながります。
在庫管理表の運用上のミスを減らすには、共通の記入ルールを設けるのがおすすめです。
「商品の入出庫時に必ず在庫管理表を更新する」「内容を変更する場合は、上書きではなく変更履歴を残して修正する」などのルールを明確にしておきましょう。

データの紛失や消失に備えてバックアップを取る

在庫管理表を運用する場合、データの紛失や消失にも気をつける必要があります。
操作や管理の方法が誤っていたり、整っていなかったりする際に発生しやすい傾向があります。
データの紛失や消失を防ぐには、定期的なバックアップデータの取得がおすすめです。
万が一トラブルが発生した場合でも、バックアップを取っていれば改善を図れます。
作成した在庫管理表をクラウド上で管理できるシステムを導入するのも良い方法です。
書類ごとにアクセス権限を設定することで、ミスや不正の起きにくい環境を構築でき、セキュリティの強化に役立ちます。

タイムラグによる内容の差異を見逃さない

在庫管理表の運用では、タイムラグによる内容の差異に注意が必要です。
手書きで記入した情報を後からシステムに転記する場合、在庫管理表の内容と現在の在庫状況に差異が生じる可能性があります。
解消するには、在庫管理表を電子化して在庫データをリアルタイムで更新できるシステムの導入や、定期的な棚卸しの実施などが有効です。
部署間の連携を強化し、在庫状況に関する情報共有を密にすることが重要です。

在庫管理表の効率化に役立つシステム「i-Reporter」

在庫管理表の効率的な管理や入力ミスなどにお困りの場合は、現場帳票の電子化ソリューションである「i-Reporter」の導入がおすすめです。
こちらでは、「i-Reporter」の魅力や実際の導入事例についてご紹介します。

「i-Reporter」は、株式会社シムトップスが提供する現場帳票のペーパーレス化ソリューションです。
現在、在庫管理表を紙やエクセルベースで運用している場合は、「i-Reporter」に切り替えることで、レイアウトを変更せずに電子化できます。
各項目の配置や記入内容などが変わらないため、現場の担当者は直感的に使い方を理解して作業を進められます。
加えて、ペーパーレス化による印刷コストや保管スペースの削減を実現できる点もメリットです。

また、「i-Reporter」には、在庫管理表への情報の入力をサポートする機能も豊富に揃っています。
例えば、プルダウンによる項目の選択やチェックボックス、カメラを使った画像の挿入など、入力データの種類に応じたデジタルインプットを利用できるのが魅力です。
作業員のITリテラシーに関係なく、誰でも簡単に必要なデータを入力できます。

「i-Reporter」では、クラウドプランと自社サーバープランの2つのプランをご用意しています。
導入や運用にかかるコストを削減しつつ、情報共有のスピードアップやセキュリティの強化を実現するには、クラウドプランを選ぶのがおすすめです。
「i-Reporter」の仕様や導入事例、機能詳細などを解説した資料をご用意しましたので、興味がある場合は下記のページよりダウンロードしてください。

現場帳票の電子化システム「i-Reporter」

在庫管理表を活用して商品の安定供給が可能な仕組みを構築しよう

今回は、在庫管理表の役割や種類、作成方法、運用時のポイントについて解説しました。
在庫管理表は、自社が取り扱う商品の物流状況を把握し、適正な在庫を維持するための重要なツールです。
用途に応じて単票タイプと在庫移動票タイプを使い分け、適切な記載項目を用意することで効果を最大化できます。
在庫管理表を紙で運用している場合は、作業者の入力ミスやシステム反映までのタイムラグなどに気をつける必要があります。
「i-Reporter」をはじめとした、在庫管理表を電子化できるシステムを検討・導入して、入力作業の負担軽減と効率的な情報共有を両立するのがおすすめです。

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