作業チェックリストを業務効率化に生かすには？作成の方法やポイント

現場における作業効率にお悩みの場合は、「作業チェックリスト」の作成がおすすめです。作業チェックリストは、業務の全体像を把握するマニュアルとは異なり、個別の作業手順の見える化に役立つツールです。手順書としての機能もあり、ミスの削減や業務効率の改善が期待できます。

そこで今回は、作業チェックリストの効果や作成方法、運用時のポイントを解説します。作業チェックリストの効率的な管理に使えるITツールもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

作業チェックリストと作成する効果

作業チェックリストやチェックシートを導入すると、業務標準化や業務効率の改善など、さまざまなメリットが期待できます。こちらでは、作業チェックリストの概要と作成する効果を解説します。

作業チェックリストとは

作業チェックリストとは、作業手順を項目化して作業の漏れをなくすためのツールです。
作業内容やタスクを可視化し、抜け漏れを防止する目的で作成されます。チェックの有無を確認することで、作業の進捗状況を一目で把握できます。

作業チェックリストの効果

作業品質の均質化

作業チェックリストを見ながら業務を行うことで、担当者が変わっても作業の品質を一定に保つことが可能です。業務の属人化を解消でき、特定の従業員に負担が偏る心配がなくなります。業務マニュアルで作業の全体像を把握し、作業チェックリストで個別の作業手順を確認できれば、新人の早期戦力化にも役立つでしょう。

ミスの削減

作業チェックリストを確認しながら業務を行うことで、作業ミスを未然に防ぎやすくなります。作業者が自分の記憶を頼りに作業を行う場合、記憶違いや思い込みに起因したミスが発生する可能性があります。特に、業務プロセスが多岐にわたる現場ではその傾向が顕著です。そこで、作業チェックリストを用意し、作業時には確認を徹底することで、抜けや漏れを防止してスムーズに業務を遂行できるようになります。

業務の効率化

作業チェックリストは業務の効率化にも効果的です。実際に業務改善につながった手順やコツを作業チェックストに反映させることで、次回からの業務の効率化が見込めます。作業チェックリストの活用によって組織全体の作業効率が改善すれば、生産性の向上も期待できます。

作業チェックリストの作成方法とポイント

作業チェックリストはテンプレートを使用することも可能ですが、効果を最大化するには自社に合ったものを用意するのがおすすめです。そこで続いては、作業チェックリストを作成する際の3つのステップとポイントをお伝えします。

作業チェックリストの作り方

Step1.作成方式を選ぶ

最初に、作業チェックリストの作成方式を決めましょう。具体的には紙媒体で用意するケースと、電子化してPCやスマートフォンで確認できるようにするパターンの2種類に分けられます。作業チェックリスト作成ツールなどを活用して電子化する場合、ペーパーレス化を促進して管理業務の効率化を実現できます。

Step2.作業手順を書き出す

次に、業務内容を洗い出したうえで作業手順を書き出しましょう。作業手順はできる限り細分化し、時系列順に並べるのがポイントです。抜けや漏れを防ぐには、その業務を担当している従業員にチェックしてもらうと良いでしょう。

作業手順を列挙できたら、チェックが必要な項目をリストアップします。作業の重要度やミスの発生率などを考慮して決定しましょう。チェック項目が多すぎるとムダな確認作業が発生してしまい、かえって業務効率が低下するおそれがあります。

Step3.利用者に共有する

最後に、完成した作業チェックリストを作業の担当者に共有し、確認してもらいましょう。目視での確認だけではなく、実際に作業チェックリストを使用して作業を行い、不備や漏れがないかチェックすることが大切です。運用したうえで現場の担当者からフィードバックがあった場合は、すぐに修正して最適化しましょう。

作業チェックリストの作成のポイント

作業チェックリストの目的を明確化する

作業チェックリストを作成する際は、目的や利用シーンを明確にすることが大切です。利用シーンが明確になっていないと作成自体が目的となってしまい、完成後も有効活用されないおそれがあります。作成の目的の例には、以下のようなものが考えられます。

• ミスの予防
• 作業の結果の記録
• 作業の進捗管理
• 作業の抜け漏れの確認
• 業務品質の安定

業務未経験者向けに作る

作業チェックリストは、作業内容を知らない人でも理解しやすいように作成することが重要です。専門用語や難しい単語を使用する場合は必ず説明を加えましょう。また、作業内容の誤認を防ぐためにも、作業チェックリストの文章は要点だけをわかりやすく記載し、シンプルで簡潔な表現を心がけることも大切です。・

重要項目を強調する

作業チェックリストを用意する場合は、ミスが起こりやすい箇所や重要な項目を強調するのがおすすめです。例えば、文字の色を変えたり、サイズを変えたりすることで作業者が見逃しにくくなり、ミスの防止に役立ちます。

判断基準を明確化する

作業工程で判断に迷う部分がある場合は、作業チェックリストで基準を明確にしましょう。例えば、作業の判断基準となる数字や時間を記載することで、作業者ごとの判断のばらつきを防止でき、業務品質が安定しやすくなります。

作業チェックリストを活用するコツ

作業チェックリストが完成したら、次は実際に業務に取り入れることになります。そこで最後に、作業チェックリストを活用するコツや注意点を解説します。

日々の業務に盛り込む

作業チェックリストを作成したら、日々の業務に盛り込み、常に使用するようルール化することが大切です。研修やミーティングを通じて担当者に作業チェックリストの必要性を理解してもらい、作業に慣れてもチェックを継続するように仕組み化しましょう。これにより、作業チェックリストのメリットを最大限に享受しやすくなります。

使用しながら改善する

作業チェックリストは一度作成して完了ではなく、使用しながら定期的に改善することも重要です。作業内容に変更が生じた場合や、より効率的な手法が見つかった場合には、作業チェックリストを更新して運用しましょう。

管理者を設定する

作業チェックリストの適切な運用には、管理者を設定すると良いでしょう。作業チェックリストの運用をすべて作業者の自主性に任せると、いつの間にか形骸化してしまうおそれがあります。管理者を設定して作業チェックリストの提出をルール化することで、作業のダブルチェックにもつながり、ミスの削減や業務品質の向上に役立ちます。

作業チェックリストの効率的な運用には「i-Reporter」の導入がおすすめ！

今回は、作業チェックリストの意味や役割、作り方と活用のポイントをお伝えしました。作業チェックリストは、業務効率化やミスの削減、作業の標準化に役立つ重要なツールです。作業手順を明確にしたうえで、業務未経験者でも理解できるように情報を整理し、わかりやすいチェックリストを作成しましょう。

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