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建設業では、日報を作成する現場が多いものの、書き方やルールが曖昧で業務効率の改善や進捗管理に活用できていないケースも少なくありません。日報の効果を最大化するには、記載項目を見直したうえでルール作りに取り組む必要があります。
そこで今回は、建設業における日報の役割や作成のポイントを解説します。建設業向けに、無料でダウンロードできるテンプレートもご用意しましたので、ぜひご活用ください。
建設業における日報の役割
建設業で作成される日報は、工事現場における作業の進捗状況や新たに発生した問題の把握などに役立つ重要な書類です。
こちらでは、日報の役割や作成するメリットについて解説します。
そもそも日報とは？
日報とは、1日に行った作業内容を上長などの関係者に報告する書類のことです。決まった形式や項目はなく、法律上作成が義務づけられているわけではないものの、作成する会社が多い傾向にあります。
日報を作成する場合、従業員は作業終了後にその日行った作業を記録し、上司や職長などに提出します。日報の作成を通じて当日の作業の振り返りや反省を行うのが目的です。なお、建設業界で作成される日報は作業日報と呼ばれることもあります。当日使用した資機材や労働時間、天候、具体的な作業内容などを記載するのが一般的です。
建設業での日報の役割
業務、工事の進捗を把握する
建設業における日報には、現場の作業を可視化する役割があります。建設現場には、一つのプロジェクトを完遂するまでに多くの作業と手順が存在します。1日の終わりに日報を作成することで、その日の作業状況を正確に記録しておくことが可能です。
また、管理者は日報を確認するだけで、作業がスケジュールに沿って順調に進んでいるかをチェックできます。事故や工期の遅れなどのトラブルが発生した場合も、「すでに解決しているのか」「スケジュールの見直しが必要か」などの点を速やかに判断しやすくなります。
労務管理を効率化する
日報には1日の作業時間や休憩時間、時間外労働時間などが記録されるため、工事の進捗状況だけでなく、労働環境の可視化にも役立ちます。特に、建設業は直行直帰となるケースも多く、勤怠管理が煩雑になりやすい傾向があります。日報の導入によって労務管理を効率化できれば、人件費や労務費などのコスト削減や生産性の向上が見込めるでしょう。また、日報に記録された労働時間などのデータを基に社内の働き方を見直し、作業員の健康管理を促進することも可能です。
情報を共有する
日報には、建設現場におけるスムーズな情報共有を促進する役割もあります。クラウド上で日報を作成・共有できる日報管理ソフトを導入すれば、現場の作業員は手元の端末から日報にアクセスし、作業の進捗状況やトラブルの有無を把握できます。関係者全員が現地に集まらなくても情報をやり取りできるため、ミーティングの時間短縮や効率化が可能です。また、クラウドツールの場合、パソコンやタブレット、スマホなどの端末の種類に関係なく書類を確認できるメリットもあります。
業務を効率化する
日報は、建設現場の業務効率の改善にも役立ちます。計画と実際の工数を比較することで、無駄な作業を発見できるためです。生産性低下の要因となっている業務は自動化や機械化を進め、リソースが必要な業務に作業員を多く回すなど、適切な人員配置によって効率的な作業環境を実現できます。
建設業の日報を作る際のポイントと記載項目の例
続いては、建設業で日報を作成する際のポイントを解説します。主な記載項目の例もいくつか挙げますので、自社用のフォーマットを用意する場合の参考にしてください。
日報作成時のポイント
日報は、作業当日に作成するようルール化するのがおすすめです。作業内容が鮮明に記憶に残っているうちに記録することで、情報の正確性を担保しやすくなるためです。加えて、当日に作成することで上司や関係者に情報を素早く共有できます。
日報の記録方法としては、紙媒体と電子データの2種類があります。紙を使って手書きで作成する企業も多いものの、電子データであれば管理の手間を減らせる点がメリットです。クラウドタイプの日報管理システムを導入すれば、日報の作成から保存、共有までを一元管理できます。
日報の用意に手間をかけたくない場合は、最初はエクセルのテンプレートの利用も選択肢の一つです。エクセルは日々の業務で使い慣れているため、作業員も戸惑うことなく利用しやすいでしょう。ただし、エクセルにはデータ量が増えると処理速度が落ちやすい、同時編集ができないなどのデメリットがあります。そのため、作業員が日報の作成に慣れた段階で、帳票管理に特化したシステムに乗り換えるのがおすすめです。
日報に記載する項目の例
建設業で使用される日報には、一般的に以下のような項目が記載されます。
- 工事名
- 現場名
- 記入者名
- 日付
- 天気・気温
- 作業者名
- 作業時間（始業・終業）
- 休憩時間（開始・終了）
- 時間外作業時間（開始・終了）
- 作業内容
- メモ
日報にはまず、工事名を明記します。今回作成する日報が、どの工事に関するものなのかを明確にするために必要です。建設会社では複数の工事が同時に進行するケースが多く、工事名を記載することで混同を防ぐ役割があります。
現場名は、具体的な作業が行われた場所を記入する項目です。建物の名称や住所などを記載します。工事現場ごとの進捗状況の把握や、問題が発生した場合の迅速な対応などに役立ちます。
記入者名の欄には、日報の作成者の氏名を記載しましょう。上長が詳細を確認する際、誰に連絡を取るべきかがわかりやすくなります。
日付は、作業が行われた日にちを記載する項目です。日付を記録しておくことで、作業が予定通り進行しているか、遅れが発生していないかを確認することができます。
天気・気温には、作業当日の天候を入力しましょう。建設業や建築業のスケジュールは、悪天候によって遅れが生じる場合があります。天候を記載しておくことで、後から振り返る場合に遅延の原因を判断しやすくなります。
作業者名は、実際に作業を行った担当者の氏名を記載する項目です。作業内容ごとに分けて記載すると良いでしょう。人件費の計算などにも活用されます。
作業時間（始業・終業）には、作業の開始時間と終了時間を記入します。労務管理の担当者が集計しやすいように、わかりやすい形で記載することが重要です。また、作業時間と同様に、日報には休憩時間と時間外労働時間も記録します。
作業内容の項目には、当日実施した作業の内容をできるだけ具体的に記載しましょう。現場の様子を直接確認していない上長が、報告をチェックして進捗状況を把握できるようにするのが理想です。
上記以外に共有すべき情報がある場合は、メモ欄にコメントを残すと良いでしょう。翌日の作業の目標や作業員からの意見などを記録しておくことで、現場と管理部門のコミュニケーションの促進にも役立ちます。
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本記事では、建設業における日報の役割や作成方法についてお伝えしました。日報は、建設現場のスケジュール管理や労務管理を効率化するために欠かせないツールです。一方で、日報は現場ごとに毎日作成されることから、紙やエクセルベースで管理していると保管や共有の手間がかかりやすい傾向にあります。
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