建設業における注文書の書き方や必要事項│作成時の注意点

建設業界では、工事の注文者と受注者の間でさまざま書面が取り交わされます。見積書や注文書、注文請書、工事請負契約書、請求書などが代表例です。建設業で取引先と円滑にやり取りするためには、それぞれの書面の役割や作成方法を理解する必要があります。

そこで今回は、建設業における注文書の基礎知識や注文請書との違い、必要事項、作成時の注意点について解説します。注文書管理を効率化するためのソリューションもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

建設業における注文書とは?

注文書は、建設工事の契約締結の過程においてどのような役割を担うのでしょうか。こちらでは、建設業における注文書の概要や注文請書との違いを解説します。

注文書とは?

注文書とは、建設業において工事や材料を注文するために発注者が作成する書類のことです。商品名や数量、単価といった注文に関する情報と、希望する納期などを記載します。継続的に取引を行う事業者間では、注文書を交わす前に基本契約書面を交わしているケースが多く、注文書には契約に関する細かなルールは記載しません。

基本契約とは、当事者間のすべての取引に適用される基本的なルールを定めた契約を指します。基本契約を締結していない場合には、注文書に記載されていない細かな事項を定めた工事請負契約約款を用意し、注文書と注文請書に添付する必要があります。

【参照】「工事注文書等」(国税庁)

注文書と注文請書の違い

注文書と注文請書は「作成者」と「作成する目的」に違いがあります。建設業における注文請書は、工事や材料の注文を請け負う側が作成する書類のことです。注文書は発注者が申込みの意思を明確にするための書面であるのに対し、注文請書は受注者が注文を承ることを正式に回答するためのものである点が異なります。注文書と注文請書の交付によって契約が成立したとみなされ、相互に契約内容を履行する義務が生じます。

注文書・注文請書による契約の取り交わしが必要な理由

注文書・注文請書のやり取りには、口約束による契約の不履行など、契約上のトラブルを予防する役割があります。工事内容や取引金額などに関する情報を書面に残せるため、トラブルが発生した場合でも取引内容の証明が容易になります。また、注文書や注文請書には当事者の署名または記名押印が必要であり、責任の所在を明確にできるのもポイントです。

建設業の注文書の書き方・必要事項

続いては、注文書に必要な項目とそれぞれの書き方を解説します。なお、注文書と注文請書に記載する項目はほとんど変わりません。

発行日(取引日)

注文書には注文書を発行する日を記載します。注文書の発行日は、注文請書の発行日より前にすることが一般的です。ただし、発注者の意向によっては注文書と注文請書の発行日を同日にするケースもあります。

発注者の情報

注文書の発注者の項目には、建設工事を依頼する事業者名や住所、電話番号、担当者の氏名などの情報を記載します。改ざんの防止や申込みの意思を明確にする目的で、発注者名にかかる形で社印を押すのが一般的です。

受注者の情報

受注者の欄には、請負者の社名や住所、電話番号、担当者の氏名などを記載します。注文請書の場合は、受注者が社印を押すことになります。

発注内容

発注内容には、依頼する工事の内容や材料の数量、単価などを記載します。発注内容に変更が生じた際は、工事着手前に契約変更を行わなければなりません。例えば、追加工事が発生したにも関わらず元請業者が下請業者との契約変更に応じなかった場合、建設業法違反とみなされる可能性があるため注意しましょう。

取引金額

取引金額の項目には、請負代金の合計を記載します。税込価格のみを記載するケースや税抜価格と分けて記載するケースがあります。

工事納期

注文書には工期の記載も必要です。発注者と受注者であらかじめ協議した内容を基に、施工の開始日と終了予定日を記入しましょう。

支払条件

支払条件の項目には、請負代金の支払方法や請求の締日、支払日などを記載します。支払方法は事業者ごとにさまざまで、「前金払」や「月末締翌月末払」、「施工完了後○日以内に指定口座へ振込」などがあります。

【参照】「建設業法令遵守ガイドライン(改訂)」(国土交通省総合政策局建設業課)

工事注文書の保存期間

工事注文書の保存期間は、受け取った業者の確定申告提出期限から7年間と定められています。これは法人税法上、工事注文書が帳簿書類として扱われるためです。

保存は原則として紙で行う必要があります。たとえ電子契約を結んでいたとしても、紙に印刷したうえで保管することが基本です。ただし、事前に税務署長からの許可を得ることができれば、電子契約書類のまま保管することも可能です。

建設業の注文書を作成する際の注意点

注文書は、建設工事を実施するうえで重要な書面です。こちらでは、注文書を作成する際の基本的なルールや注意点を解説します。

注文書の記載ミスがあった場合は再発行するのが基本

注文書を発行する際に間違いがあった場合は、該当する注文書を再発行するのが一般的です。再発行が難しいケースでは、ミスがあった箇所に二重線を引き、印鑑を押して訂正します。ただし、取引先によって訂正の際のルールが異なる場合があるため、事前に確認しておくと安心です。

原則として注文書は収入印紙の貼付が不要

建設業における注文書には、原則収入印紙の貼付は必要ありません。収入印紙とは、印紙税などの税金や手数料が発生する課税文書を作成した際に、書類に貼付する証票のことです。課税文書には、一定金額以上の紙の領収証や請負契約書などが該当します。

注文書はあくまで発注者が申込みの意思を表明する書面であり、単体で契約が成立するものではありません。そのため、課税文書には該当せず、収入印紙を貼付せずに発行することができます。

ただし、注文書の発行によって契約が成立したと判断されるケースでは、収入印紙の貼付が必要です。具体的には、注文請書を受け取らない取引で発行した注文書や当事者双方の署名、記名押印がある注文書、見積書に対する承諾の目的で発行された注文書などが当てはまります。これらの注文書は契約書とみなされるため、収入印紙を貼付する義務が生じます。

なお、印紙税は紙の文書を発行した際に発生する税金のため、注文書をメールなどでやり取りしている場合は収入印紙を貼付する必要はありません。

建設業の注文書管理を効率化させるおすすめのシステム

建設業における注文書管理を効率化するには、「i-Reporter」の活用をおすすめします。i-Reporterは、現場帳票のペーパーレス化ソリューションで、注文書の作成・修正・保管などの業務を電子化できるサービスです。現在使用している紙やエクセルの注文書を、そのままの様式でi-Reporterに置き換えることができ、使い勝手を変えずに移行できる強みがあります。

建設業の注文書管理では、記入ミスや内容漏れの対応に時間がかかってしまい、業務効率が低下するケースが多く見られます。i-Reporterを活用することで、内容の不備が発覚した場合でも手元のタブレットからすぐに修正でき、作業時間の大幅な削減が可能です。また、注文書作成をサポートするデジタルインプットも豊富に揃っており、ミスそのものを減らせるメリットもあります。

以下のページでは、i-Reporterを使って注文書管理を効率化した事例をご紹介していますので、興味がある場合はぜひご確認ください。

【i-Reporter導入事例】注文書の修正作業を大幅に削減できたケース

建設業の注文書を適切に作成してスムーズに契約を締結しよう

今回は、建設業における注文書の役割や書き方、注意点について解説しました。注文書の発行過程でミスが頻発したり、必要項目の記載に不備があったりすると、取引先の信頼低下や思わぬ損害の発生につながるおそれがあります。電子帳票システムの活用などを通して注文書を適切に作成し、スムーズな契約締結を実現しましょう。

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