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業務マニュアルとは、作業の手順やルールについて説明した文書のことです。作業ごとの具体的な手順のみを記載した業務手順書とは異なり、作業の目的やフローを伝える役割もあります。業務マニュアルは、自社の業務の全体像を作業員に共有し、作業品質の均一化や意識の統一を図るために欠かせないツールです。
そこで今回は、業務マニュアルの作成手順や効果、運用のポイントを解説します。業務マニュアルの効率的な運用をサポートするサービスもご紹介しますので、自社の業務品質の改善や標準化にお悩みの場合はぜひ参考にしてください。
業務マニュアルの作成によって得られる効果
作業工数や教育コストの増大、作業効率の低下などの課題を抱えている場合は、業務マニュアルの整備をおすすめします。こちらでは、業務マニュアルの作成によって得られる効果を具体的にご紹介します。
業務効率化
業務マニュアルの作成により、業務内容を見直して作業の効率化を図りやすくなります。不要な作業の洗い出しを行うことで、業務プロセスの改善が可能になり、無駄を削減できるでしょう。
また、マニュアル化を通して業務手順を言語化しておけば、作業員が業務に必要な情報や手順をすぐに確認できるようになります。これにより、作業ミスや対応漏れを防ぎやすくなり、業務品質の向上による顧客満足度のアップも見込めます。現在口頭で作業内容や手順の説明を行っており、新入社員の入社や引き継ぎのたびにミスが発生している現場では、特に高い効果を実感できるでしょう。
属人化の防止
業務マニュアルの作成を通して業務標準化を実現することで、個人の特別なスキルやノウハウに依存しない組織運営が可能となります。担当者が変わってもマニュアル通りに作業すれば品質を保てるようになるため、企業の持続的な成長が期待できるでしょう。
また、作業員のノウハウを集約したマニュアルを整備することで、特定の従業員しか担当できない作業がなくなり、業務の平準化を図れる点もメリットです。チームにおいて処理できる業務量の増加や作業品質の均一化、従業員のモチベーション向上につながり、業務改善をスムーズに進めやすくなります。
教育時間の短縮
マニュアルを共有している会社では、経験のない状態からでもマニュアルを確認することで、大まかな業務内容を把握できるようになります。これにより、OJTや研修にかかる時間を大幅に短縮できるでしょう。また、マニュアルでわからない部分を追加で教育することで、従業員が業務に関する知識やスキルを効率的に習得しやすくなります。
教育時間の短縮は、人材育成にかかるコストの削減や新入社員の早期戦力化などの効果をもたらします。組織力の強化につながり、生産性や売上の向上、離職率の低下などが期待できます。
業務マニュアルの作成手順
続いては、業務マニュアルの作り方の手順を4つのシンプルなステップに分けて解説します。業務マニュアルは、人手不足やスケジュールなどの問題で、途中で止まってしまうケースも少なくありません。以下の進め方を参考に、マニュアル作成を一つのプロジェクトとして捉え、高品質な業務マニュアルを完成させましょう。
Step1.業務マニュアル作成スケジュールの確定
まずは、マニュアル作成の下準備として期限を設定します。完成後のチェックや修正も見越したうえで、スケジュールを確定させましょう。完成までの工程を明確にしておくことで、作業が先延ばしになるのを防ぎやすくなります。
また、スケジュール通りに計画を進めるために、プロジェクトに投入する人数も決定しましょう。業務マニュアルの作成は、人数が多いほど質が高まるわけではありません。マニュアル作成に過剰な人員を割くと、ほかの業務の効率が低下する可能性があります。社内の業務フローをよく理解し、現場の知識を豊富に持つ人材を配置するのが有効です。
Step2.マニュアルの作成目的や対象業務の確定
続いては、マニュアルに盛り込む内容を確定するために、マニュアルを作成する目的を明確にしましょう。新人教育の効率化や業務品質の向上、業務効率化など、どのような理由でマニュアルを作成するのかを確認しておくことが重要です。
次に、マニュアルの対象になる業務の範囲を確定し、作業手順を整理します。対象業務を選定する際は、業務の重要度や顧客からのクレーム内容、トラブルの発生率などを考慮しましょう。作業手順は、マニュアルを作成する業務をタスクごとに細分化すると整理しやすくなります。
Step3.目次や見出しの作成
次のステップでは、業務を担当者と時系列ごとに並べたうえで、マニュアルの目次や見出しを作成します。詳細な内容を記載する前に大まかな構成を完成させることで、業務マニュアルの網羅性がアップします。目次や見出しは、読み手が必要な情報を素早く見つけられるように、具体的で簡潔な表現を心がけることが大切です。
Step4.本文の作成
最後に、作成した構成に沿って本文を記入します。わかりやすいマニュアルを目指すために簡潔な文章を意識し、説明が難しい部分には図や画像を積極的に活用しましょう。具体的な事例やトラブルが発生したケースを挙げたり、専門用語には必ず注釈をつけて理解しやすいように工夫したりするのも効果的です。完成後は現場の作業員に共有し、フィードバックを受けて適宜修正を行いましょう。
業務マニュアル作成・運用におけるポイント
手間と時間をかけて業務マニュアルを作成しても、作業員に活用してもらえなければ新人教育の効率化や業務効率化などの目的は達成できません。そこでこちらでは、わかりやすく質の高い業務マニュアルを作成し、使用率を向上させるためのコツや注意点を解説します。
作成のポイント
フローチャートの活用
フローチャートとは、仕事のプロセスや手順を視覚的に表現するための図式のことです。一連の作業手順や工程を、専用の記号や矢印を用いて表します。
マニュアル内にフローチャートを使用することで、各作業の関係性が明確になり、担当者は業務の流れや進め方を視覚的に把握しやすくなります。文章だけで業務手順を説明するよりも、読みやすくわかりやすいマニュアルに仕上がるでしょう。また、フローチャートを使うことで業務全体を俯瞰しやすくなり、効率化や改善点の発見が容易になるメリットもあります。
5W1Hに基づいて作成する
作業内容の説明を記述する際には、5W1Hを意識すると、より伝わりやすいマニュアルが作成できます。具体的には、What（何をするのか）、Why（なぜ必要か）、Who（誰が行うのか）、Where（どこで行うのか）、When（いつ行うのか）、How（どのように行うのか）を明確にしましょう。5W1Hはビジネスシーンで広く利用される考え方であり、普段の業務で報告書や日報を作成する際にも活用できます。
運用のポイント
定期的に更新を行う
業務マニュアルは、一度作成したら完了ではありません。運用開始後は、定期的に更新や見直しを行い、常に最新の情報を提供する必要があります。特に、業務内容の変化や新たな技術の導入があった場合には、速やかにマニュアルの内容も更新しましょう。現場の作業員からのフィードバックや意見を取り入れることで、より実用性の高いマニュアルに仕上がります。
また、運用中に問題が発見されたときは、対策を行ってマニュアルを改善しましょう。業務マニュアルの不備を放置したままにしていると、思わぬ事故やトラブルにつながるリスクがあります。マニュアルの定期的な見直しを通じて業務プロセスの改善や効率化を進めることで、組織全体の生産性向上に役立ちます。
マニュアルのアクセス性を高める
たとえ質の高い業務マニュアルを用意できても、必要なタイミングでアクセスできなければ、従業員の利用を促進できません。特に、紙ベースのマニュアルでは、作業のたびに分厚いファイルを持ち運ぶ必要があり、従業員が使いづらく感じる場合があります。これが利用率低下の要因になることも。
そこで、業務マニュアルは書類の電子化システムを活用してペーパーレス化し、専用端末からいつでも閲覧できるようにするのがおすすめです。研修やOJTの場面だけでなく、好きなタイミングで確認できる環境を整えることで、業務マニュアルがより効果的に運用されるでしょう。
効率的な業務マニュアルの運用・改善を実現するシステム
業務マニュアルの効率的な運用にお悩みの場合は、ITシステムの導入で解決するのがおすすめです。こちらでは、株式会社シムトップスが提供する「i-Reporter（アイレポーター）」の特徴や導入事例をご紹介します。
現場帳票の電子化システム「i-Reporter（アイレポーター）」
「i-Reporter」は現場帳票の電子化システムです。業務マニュアルをはじめとした、紙ベースの帳票のペーパーレス化やデータベース化を実現できます。今まで使っていた紙やエクセルベースの帳票のレイアウトをそのまま取り込むことが可能なため、特別な研修なしで直観的に管理・閲覧・更新が行えます。
業務マニュアルは内容の継続的な更新・改善が必要です。そこで、「i-Reporter」で日報や報告書も含めて一括管理し、日々の作業状況を記録することで、現場の改善点の発見に役立ちます。見つかった改善点を業務マニュアルの製作や修正に活用すれば、より効果的なマニュアルを作成できるでしょう。
「i-Reporter」に興味がある場合は、無料でダウンロードできる資料をご用意していますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
「i-Reporter」の導入事例
業務マニュアルを整備して自社の労働効率を高めよう
今回は、業務マニュアルの導入効果や作成手順、作成時・運用時のポイントなどをお伝えしました。業務マニュアルは、作成の手間がかかるものの、効果的に運用することで業務効率化や属人化の防止などのメリットが期待できます。帳票の電子化システムなどを活用して業務マニュアルを最適化し、従業員が成果を出しやすい環境を整備しましょう。
現場帳票研究所の編集部です！
当ブログは現場帳票電子化ソリューション「i-Reporter」の開発・販売を行う株式会社シムトップスが運営しております。
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