作業報告書とは？書き方や管理に役立つシステム【便利な無料テンプレート付き】

作業報告書とは、自分が担当した業務の内容や進捗をまとめた文書のことです。
作業報告書を作成することで、現場の状況や問題点などを的確に把握できるようになり、作業環境の最適化や課題の解決に役立ちます。

今回は、作業報告書の記載項目や書き方、作成時のポイント、効率的な書類の管理に役立つシステムをご紹介します。
無料でダウンロードが可能な作業報告書のテンプレートもご用意していますので、ぜひご活用ください。

作業報告書の作成に活用できるテンプレート

作業報告書は、作業の内容を上司や取引先などにわかりやすく伝えるための書類です。
作業日報や業務日報、業務報告書など企業によって呼び名が異なる場合もありますが、基本的な役割は変わりません。

作業報告書は、営業報告書などとは異なり、社内だけでなく社外に提出するケースも多いビジネス文書です。
そのため、どの会社でも扱いやすいようにシンプルでわかりやすいテンプレートを使用するのが望ましいでしょう。

以下では、無料ダウンロードが可能な作業報告書のテンプレートをご用意しました。
業種や作業内容に応じて項目をカスタマイズしていただくことも可能です。ぜひご活用ください。

＜作業報告書のテンプレート＞

【作業報告書の無料ダウンロードはこちら】

作業報告書の書き方・記載項目

作業報告書に決まったフォーマットは存在しません。
ただし、業種や作業内容に適した項目を選んで盛り込むことで、読み手に伝わりやすい作業報告書が完成します。
こちらでは、一般的な作業報告書に記載する項目と、それぞれの書き方を解説します。

作業者の名前

作業者名の項目には、作業を行った担当者の名前、もしくは所属する部署・チームなどを記載します。作業者が複数名いる場合は、代表者のみ記載するケースや苗字のみ記載する場合があります。

作成日時・作業時間

作業日時・作業時間の欄には、作業を行った日付や費やした時間を記入します。作業内容に対してどの程度時間がかかったのかを記載することで、業務効率を判断する資料としても役立ちます。

作業内容の件名

件名の項目には、今回の作業内容を一言で表した名称を記載します。
作業に携わっていない第三者が、件名を見ただけで「何をしたのか」がわかるように記入するのが理想です。

作業内容・進捗状況

報告書の作業内容・進捗状況は、実際にどのような作業を行ったのか、全体に対してどの程度作業が進んだのかを記載する項目です。
要旨のみを記入する場合もありますが、特に取引先に提出するケースでは詳細に記載するのが望ましいといえます。
作業内容の項目を丁寧に作成して顧客とコミュニケーションを取ることで、信頼関係の構築に役立ちます。
また、作業内容の項目は万が一トラブルが発生した場合の証拠にもなるため、正確に記入することが大切です。

次回の作業内容の予定

今回で作業が完了しなかった場合は、次回の作業の予定日や内容を報告書に記載します。
どのような作業を行うのかを具体的に記載することで、報告書を確認する側である上司や取引先を安心させることができます。
また、次回は別の担当者が作業を行う場合には、引き継ぎの資料としても活用することが可能です。

備考

上記の項目以外に共有するべき事項がある場合には、備考欄を設けて記載します。
取引先に提出する場合は次回の訪問予定日、社内で共有する場合には次回の作業に必要な物や作業工程で気づいた点などを記入するのが良いでしょう。

【参照】「建設業法令遵守ガイドライン（改訂）」（国土交通省総合政策局建設業課）

作業報告書の作成・提出で得られる効果

作業報告書の作成やチェックには一定の手間がかかるものの、丁寧に取り組むことで現場の担当者や作業自体にさまざまなメリットをもたらします。
こちらでは、作業報告書の作成・提出で得られる効果を3つご紹介します。

進捗状況やリスクのチェックが行いやすくなる

上司や現場の責任者は、作業報告書を確認することで作業の進捗状況をある程度把握できます。
進捗が順調でない場合には、実施方法の変更やスケジュールの調整を行うなど、状況の改善に向けてすぐに動き出しやすい点がメリットです。
作業報告書を基に現場の懸念材料を迅速に取り除くことで、納期の遅れや思わぬトラブルのリスクを低減できます。

ただし、作業報告書はあくまで文章で現場の状況を共有するものであり、細かな雰囲気やニュアンスが伝わらない可能性があります。
書き手の文章力によって伝わり方が変わるケースもあるため、作業報告書の内容を過信するのではなく、少しでも異変を感じたら担当者と直接やり取りすることが大切です。

社員の成長を促進する可能性がある

現場の担当者は、作業報告書を作成することで自然と今回の作業の振り返りを行えます。
上司や責任者からの指摘ではなく、自分で課題や改善策を検討する機会になり、社員の自律的な成長が期待できます。
指示待ちや受け身の社員の削減にも役立ち、作業現場の活性化につながるでしょう。

作業報告書の作成を通して担当者の成長を促進するには、報告書に所感や改善策などを記入する項目を設けるのがおすすめです。
必ず自分の言葉で記載するスペースを用意することで、作業報告書が機械的に作成されるのを防ぎ、社員の成長をサポートしやすくなります。
作業報告書を電子化すると、作業日時など機械的に作成できる部分と、作業内容や所感のように丁寧な記載が必要な部分で入力の仕組みを変えることができるため便利です。

ノウハウや課題をほかの社員に共有しやすくなる

作業報告書には、担当者のノウハウや業務上の課題、改善点などさまざまな情報が集約されています。
そのため、作業報告書を同じ業務を担当する社員間で共有・分析することで、業務効率化や生産性の向上に役立つ点がメリットです。
新人教育に作業報告書を活用することもでき、教育工数やコストの削減が見込めます。

ただし、作業報告書をノウハウの蓄積・共有ツールとして利用するには、いつでも過去の報告書にアクセスできる環境を構築する必要があります。
紙ベースで管理している事業所では、量が増えるにつれて、どこにいつの作業報告書が保管されているのかわからなくなってしまうケースも少なくありません。
帳票の電子化ソリューションの導入などを検討し、作業報告書を効率的に管理できる仕組みを整備しましょう。

作業報告書を作成するポイント

上記の通り、作業報告書はただ作業内容を記録するためのものではなく、さまざまな用途に活用されます。
そのため、作業報告書の作成時には、内容が読み手に伝わるように工夫することが大切です。
そこで続いては、作業報告書を作成する際に意識するべきポイントを解説します。

理解しやすい構成・内容を心がける

作業報告書の提出先である上司や取引先は、できるだけ短時間で、かつ正確に作業内容を把握したいケースが一般的です。
そのため、作業報告書は理解しやすい構成・内容を心がけて作成する必要があります。

具体的には、5W1Hを意識しながら作成するのが良いでしょう。
記載項目に沿って、作業日時や場所、担当者、作業理由、作業内容、作業方法などの情報を簡潔な文章でまとめると理解しやすい作業報告書に仕上がります。
毎回自由に作成するのではなく、5W1Hなどある程度パターンを決めておくことで、速やかに作業報告書を作成できるメリットもあります。

そのほかには、「結論から先に記載する」「わかりづらい部分には図やグラフを使用する」なども有用なテクニックです。
上司や取引先が何度も読み返す必要がなく、一度で理解できる報告書を作成するのが理想です。

後回しにしない

作業報告書を通して正確な情報を共有するには、作成を後回しにしないことも大切です。
作業完了から日にちが経過すると記憶が曖昧になり、業務内容を具体的に振り返ることが難しくなってしまいます。
担当者がストレスなく作業報告書を作成できるシステムを導入して、できれば当日中に作業内容を共有できる仕組みを構築するのが効果的です。

必ず見直しのチェックを行う

作業報告書は作成して完了ではありません。上司や取引先が内容を確認したり、社内で共有したりする可能性があるため、提出前には必ず見直しを行いましょう。
誤字脱字はもちろん、内容の誤りや記入漏れなどがあると、作成者の信用や評価に影響します。また、外部に提出する場合は、会社全体の信用にも関わるでしょう。

作業報告書の管理を効率化させるおすすめシステム

作業報告書のスピーディーな作成や効率的な管理に課題を抱えている場合は、現場帳票の電子化ソリューションである「i-Reporter」の導入がおすすめです。
i-Reporterを活用することで、作業報告書の作成や確認をすべてスマホやタブレット、PC上で行えるようになり、紙媒体での煩雑な管理が不要になります。
ペーパーレス化によって、印刷コストや物理的なスペースの削減にもつながります。

現在紙やエクセルベースで作業報告書を運用している場合は、書式を維持したままi-Reporterに移行することが可能です。
使い慣れたレイアウトを変えずに電子化できるため、現場担当者も作成方法を直感的に理解しやすく、スムーズに導入できます。
チェックボックスやプルダウンなど情報の入力をサポートする機能も豊富に用意されており、ミスや漏れのない作業報告書の作成に役立ちます。

そのほかには、i-Reporterでは作業報告書をクラウド上で管理できる点も強みです。
一度登録すれば、時間や場所を選ばずに書類にアクセスできるため、過去の作業報告書の確認も速やかに行えます。
紙で管理している場合にありがちな、「過去の書類がどこにあるのかわからない」といった事態を防ぐことが可能です。

i-Reporterは、作業報告書以外にも請求書や納品書、見積書など各種帳票の電子化にご利用いただけます。
無料トライアルもご用意していますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

現場帳票の電子化システム「i-Reporter」

作業報告書を電子化して作成や管理の負担を軽減しよう

今回は、作業報告書の記載項目や書き方、期待できる効果、作成時のポイントをお伝えしました。作業報告書は、作業現場におけるノウハウを蓄積し、情報共有や業務改善に活用するための重要な書類です。しかし、作成にはある程度の工数がかかることから、後回しや要旨のみの記載になってしまうケースも少なくありません。

そのような事態を防ぐには、作業報告書の作成から保管までを一括管理できるソリューションを導入するのがおすすめです。シンプルで使い勝手の良いサービスを選ぶことで、担当者や責任者の負担を軽減しつつ、作業報告書の効果を最大化できます。