写真台帳とは？撮影するときのポイントや台帳の作成手順【無料テンプレート付き】

工事現場での進行状況を的確に共有し、品質管理を行うには、詳細な記録が必要です。
しかし、一般的な文章による記録だけでは、具体的な現場の状況や進行具合を視覚的に把握できません。

この問題を解決するための手段として活用されるのが「写真台帳」です。
写真台帳は、施工の開始から完了までの様子をアルバム形式でまとめた台帳を指します。
本記事では、写真台帳の活用方法や写真撮影のポイント、台帳の作成手順などを解説します。

写真台帳の活用例

写真台帳は、自社の工事の信憑性を担保し、施主とのトラブルを防止するために重要な存在です。こちらでは、実際の活用例を確認します。

工事の品質管理や検査に使用

写真台帳は、工事現場の品質管理に活用されます。写真台帳をチェックすることで、施工前や施工中、施工後の状態や品質を確認できるためです。特に、隠れた部分や特殊な構造の確認が必要な場合、写真台帳による視覚的な記録が品質の確保に役立ちます。

また、写真台帳は施主検査にも使用されます。施主検査とは、工事の発注者が依頼通りに作業が行われているかを確認するプロセスのことです。写真台帳を作成することで目に見えにくい部分まで点検しやすくなり、施主が安心できるのはもちろん、事業者も工事が適切に施工されたことを証明できます。

進捗報告や打ち合わせに使用

写真台帳は、工事の進捗報告や打ち合わせにも使用されます。文字だけでなく写真を活用することで、工事現場の様子や成果をわかりやすく伝えられる点がメリットです。また、打ち合わせの際には、写真台帳を使用して具体的な課題や問題を共有し、解決策を議論することもできます。

工事の記録保存やノウハウの蓄積に使用

写真台帳は、工事の記録保存やノウハウの蓄積にも必要です。工事台帳を保存しておくことで、同じような発注があった場合に、当時の工事情報を気軽に参照できるようになります。過去の工事の記録を見返すことで、改善点やノウハウを発見するヒントとしても活用できるでしょう。

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写真台帳用の写真を撮影するポイント

台帳の効果を最大化するには、写真撮影時と写真整理時に意識するべき点がいくつかあります。こちらでは、写真台帳を作成するうえでのポイントを5つご紹介します。

【撮影ポイント①】撮影内容に関する計画を事前に立てておく

台帳作成用の写真を撮影する前には、何をどのように撮影するか計画を立てましょう。撮影のし忘れや、間違いを防ぐためです。事前に「どのような写真が必要か」「レイアウトはどうするか」などを確認し、撮影の順番や位置を決めておくと良いでしょう。

【撮影ポイント②】撮影対象の寸法がわかるようにする

施工図に寸法の記載がある箇所は、測定尺を当てて撮影しましょう。写真の情報だけでは、実際のサイズが施工図の通りなのか判断できません。測定尺を添えて撮影することで、寸法間違いが生じていないことを証明できます。

撮影対象の寸法をわかりやすくするには、全体の写真と拡大部分の写真を両方撮影するのがおすすめです。引きの写真を用意しておくことで、施主が拡大写真を見てどの部分なのか判別しやすくなります。また、機器仕様やJIS規格などが材料に印字されている場合、仕様や規格の印字部分を拡大して撮影しましょう。

【撮影ポイント③】撮影対象が鮮明に写るよう撮影する

撮影場所が暗い場合は、仮設の照明やフラッシュを使用しましょう。ストロボで撮影対象や文字が不鮮明にならないように注意が必要です。スマホのカメラアプリやデジカメを使用する場合は、一度試し撮りをして写り具合を確認すると良いでしょう。

【撮影ポイント④】撮影位置を明確にする

撮影位置がわかりにくい場合は撮影位置図を用意し、目印を付けるなどして明確にしておきましょう。同じ場所で複数枚撮影することが多いため、写真には番号付けや色分けをしておくと判別しやすくなります。

また、工事後に見えなくなる箇所は施工段階ごとに撮影することが大切です。これにより、施工後の検査を実施する際に、順を追って現場の状況を確認できるようになります。

そのほかには、施工前と施工後の写真はできるだけ同じアングルで撮影するようにしましょう。比較がしやすくなるのはもちろん、「アングルを変えて不都合な箇所を見えないようにしているのでは？」といった疑いをかけられるのを防止できます。

【撮影ポイント⑤】工事内容や日付を記載した黒板を使用する

台帳用の写真を撮影する場合は、後から確認しやすいように対象物と一緒に黒板を撮影しましょう。黒板には、工事名称や棟名、工種、撮影年月日、撮影箇所、仕様、形状、寸法などの情報を記載します。黒板は見やすい色や大きさで作成し、カメラの正面に配置したうえで適切な距離で撮影するのがポイントです。

また、電子黒板の使用も可能です。工種や作業名などの必要な情報を入力し、見やすい形で写真に挿入しましょう。電子黒板には画像や動画を表示する機能や、一度作成したデータをフォルダごとに管理する機能なども搭載されています。

写真台帳の作成手順

続いては、写真台帳の作成手順を4つのステップに分けて解説します。
写真台帳の作成ソフトなどを使用する場合も、基本的な流れは変わりません。

Step.1写真を用意する

まずは、工事の各段階で台帳作成に必要な写真を撮影しましょう。
ミスがあった場合に備えて、撮り直しが難しい箇所は複数枚撮影しておくのがおすすめです。
また、写真撮影時には黒板やスケールなどを利用して対象物や寸法がわかるようにしましょう。

Step.2表紙を作成する

次は、必要な項目を記入したうえで表紙を作成します。具体的には工事名、工事箇所、工期、工事責任者を明記しましょう。
これにより、ほかの台帳と取り違える心配がなくなります。

Step.3アルバム形式で台帳を作る

続いてのステップでは、実際に台帳を作成します。原則、公共工事でなければ、施主の求める工事写真管理の基準に準じて制作しましょう。
写真台帳を確認するだけで直感的に工事の状況を把握できるように作成することが大切です。

公共工事の場合は、国土交通省の「写真管理基準」に沿って制作する必要があるため、写真を施工箇所や関連性でまとめて配置します。
アルバム形式で台帳を作成し、補足情報や見開きを活用して見やすくするのがポイントです。
公共工事の図面や写真データなどを電子納品する際は、国土交通省の定めに従いましょう。
デジタル写真の納品については、「デジタル写真管理情報基準」に詳しく記載されています。

【参考】「写真管理基準」（国土交通省）

【参考】「デジタル写真管理情報基準」（国土交通省）

Step.4補足情報を追記する

最後に、写真だけではわかりにくい箇所がある場合は、余白に補足情報を追加しましょう。
例えば黒板がなかったり、黒板の文字が判別できなかったりする場合は、補足情報を記載しておくと便利です。

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写真台帳を制作・管理する主な手法

こちらでは、写真台帳を制作・管理する主な手法をご紹介します。紙を使って手作業で作成する以外にもさまざまな方法があります。予算や担当者の負担などを考慮し、自社に合った手法を選択しましょう。

エクセルなどの表計算ソフトでの制作

写真台帳はエクセルなどの表計算ソフトでも制作できます。具体的には、表計算ソフトで作成した表に写真を貼り付ける方法です。エクセルは、すでに自社のパソコンに導入済みの企業も多いことから、コストをかけずにテンプレートを作成し、工事台帳を制作できるメリットがあります。また、クリックやドラッグ&ドロップなどの基本的な操作で工事台帳を作成できるのもエクセルの特徴です。

一方で、画像のサイズ調整や配置などに手間がかかりやすいデメリットもあります。後から修正が必要になった場合も時間と労力がかかります。さらに、エクセルはデータ量が増えると応答速度が遅くなる傾向にあるため、大量の写真などを扱う場合は注意が必要です。

無料のテンプレートやフリーソフトでの制作

インターネット上に公開されているテンプレートやフリーソフトを活用して写真台帳を制作することも可能です。無料のソフトを利用すれば、コストを抑えて写真台帳を作成できます。ただし、ソフトによっては写真の取込や外部出力などの機能が制限されていたり、有料プランのみでの提供となっていたりするケースもあるため注意しましょう。

システムの導入による管理

より効率良く写真台帳を作成するには、専用の管理アプリを導入するのがおすすめです。写真台帳の制作・管理が可能なシステムであれば、撮影した写真の一元管理や台帳の自動作成などの機能が搭載されており、工数をかけずに簡単に写真台帳を用意できます。デメリットとしては、初期費用や月額費用、メンテナンス費用などがかかりやすい点が挙げられます。

写真台帳の管理システムをお探しの場合は、「i-Reporter」の導入がおすすめです。「i-Reporter」は現場帳票の電子化システムで、写真台帳や各種報告書、在庫管理表などのペーパーレス化を実現できます。スマホやタブレットなどの端末を使用すれば、カメラアプリで撮影した写真を使ってそのまま台帳を作成することも可能です。「事業所のDX化を推進したい」「写真台帳の印刷・管理コストを削減したい」などのお悩みがある場合は、ぜひ「i-Reporter」の導入をご検討ください。

現場帳票の電子化システム「i-Reporter」

写真台帳の質を向上させて施主との信頼関係構築に役立てよう

今回は、写真台帳の活用例や写真撮影のポイント、作成手順、方法についてお伝えしました。写真台帳は、工事の品質管理や進捗報告などに利用されるツールです。工事の担当者だけでなく、後から施主が確認した場合でもわかりやすいように、事前に計画を立てたうえで写真の角度や並べる順番などを工夫する必要があります。専用システムなどを活用して写真台帳の質を向上させ、自社の工事の品質を担保しましょう。