管理表をエクセルで作るときのポイント│管理表の種類やテンプレート

「管理表をエクセルで作成する方法が知りたい」

「管理表を効率化させる使い方はないの?」

エクセルで管理表を作らなければならない場合に、このような悩みを抱えていませんか。

台帳や工程表など、さまざまな表を自由に作成できるエクセルを活用すれば、使い勝手位のいい管理表を導入・運用できます。

本記事では管理表の基礎知識や管理表の種類、エクセルで作る方法やポイント、運用を効率化させる方法を解説します。

エクセルで表を作成して業務を効率化したい方に役立つ内容です!

管理表の種類

管理表の作成を検討している方に向けて基礎知識を解説します。

管理表とは何かそれぞれの管理表の役割について詳しく見ていきましょう。

管理表とは

管理表は、プロジェクトのステータス・進捗状況・担当者や作業の重要度などを可視化して、情報を整理する書類です。

表がないと、担当者以外が業務の内容を把握できない・対応遅れなどが発生して顧客からの信用を損うなどのデメリットが発生します。

管理表を導入することで得られるメリットは、以下のとおりです。

業務に関する見落としが少なくなる

業務の優先順位が明確になり、効率が良くなる

個人はもちろんチーム全体で状況が把握できる

プロジェクトに必要な情報を一覧で管理できるため、全体の状況を確認・把握しながら効率よく作業を進められます。

管理表の種類

管理表は目的や作業に応じてさまざまな種類があります。

主な管理表の種類は以下の通りです。

在庫管理表

工程管理表

顧客管理表

備品管理表

それぞれどのようなシチュエーションで利用すると効果的か解説します。

・在庫管理表

在庫管理表とは、自身が管理している商品のデータや個数などの情報管理に使う表です。

在庫管理表の作成には、以下のメリットがあります。

注文にすぐに対応できる

商品の取り違え等を防止できる

仕入れの調整がしやすい

在庫状況を可視化すれば、欠品や過剰在庫の発生の防止が可能です。

欠品が発生する主な原因は、天候や自然災害による物流の滞りです。過剰在庫をしていると、在庫が顧客の手に渡るまでに時間がかかり過ぎて品質が落ちる可能性があります。

どちらも顧客の信頼を損なうミスのため、在庫状況を常に可視化して在庫数の変動予測を立てておくことが必要です。

需要予測を立てておけば、倉庫や配送センターで実施する入庫・出庫作業にかかる時間や手間を最小限に抑えられます。

・工程管理表

工程管理表とは、ある作業のスタートから期限までをまとめたスケジュール表です。

工程管理表を作成するメリットは、以下のとおりです。

作業個の進捗状況が一目でわかる

生産効率が向上する

依頼する側も進捗がわかるので、安心できる

ものづくりのプロセスを組織全体で共有することで、スムーズに作業が進み、遅延などを防止できます。

ものづくりの作業で生じる複数の工程に関して、「いつまでに」「誰が」「何を」「どれだけ(個数)」作るのか把握する必要があります。

・顧客管理表

顧客管理表は、自社が抱える顧客の情報をまとめた表です。

会社名、名前、住所・電話番号などの個人情報だけでなく、趣味や好みなどの情報までまとめるケースがあります。

顧客情報の管理をすることで、以下のメリットが得られます。

情報をマーケティングに活用できる

顧客のNGなどを把握すれば、トラブルを未然に防げる

情報収集が容易になる

顧客への理解が深まり、満足度向上が期待できる

・備品管理表

備品管理表は、備品の数量、状態、保管場所、在庫数などを管理する表です。

文房具・コピー用紙、パソコンやモニターなど、社内で使用する備品の詳細を記録します。

備品管理表を作成するメリットは、以下のとおりです。

備品の発注を調整することで、経費削減につながる

大切な情報が入ったPCやUSBを管理することで、セキュリティが強化される

棚卸作業を円滑に進められる

管理表をエクセルで作る方法とポイント

お金をかけずに管理表を作りたいと考えている方におすすめなのは、エクセルで作成する管理表です。

エクセルはWindowsのPCに初期設定で入っているケースが多く、普段から使っている人が多いので手軽にはじめられます。

在庫管理システムを導入するよりも安価で、好みのフォーマットが作成できるのが魅力です。

ここではエクセルでの管理表の作り方、そしてポイントについて紹介します。

管理表をエクセルで作る方法

在庫表には、「単票タイプ」と「在庫移動表タイプ」があります。

・単票タイプ:1つの商品を1つの上で管理する書式です。手書きで管理する紙の在庫表は、単票タイプのものがほとんどです。

・在庫移動表タイプ:複数の商品を1つの表で管理する書式で、在庫を一目で把握できるのが特徴です。

在庫移動表タイプは、複数の商品の一気に管理するため商品ごとの詳細情報を記載できません。重要な情報を選択して記載します。

それぞれの特徴を押さえて、どちらを使うか検討してください。

在庫管理・顧客管理表など、作成する管理表が決まったら、運用時に必要な関数・計算式を検討します。

在庫管理であれば、「IF関数」「SUMIF関数」「VLOOKUP関数」などが最適です。関数は一度入力・設定すると、その後は自動化され業務が効率化されます。

次にベースとなる表を作成しましょう。在庫管理表であれば、品番・日付・商品名など必要な項目を入力します。項目は好きなようにカスタマイズ可能です。

ここまで完了したら、項目の漏れがないかチェックして、試用してみましょう。

管理表を作るときのポイント

管理表を作るときは、シンプルなデザインを心がけましょう。記入する場所や記入方法が一目でわかるデザインにすると、必要な情報を把握できます。

管理表は、個人だけでなく企業全体で管理するケースがあります。シンプルなデザインであれば、誰でも迷わず表の操作が可能です。

「セルは結合させない」「データは1行に一つ」など、あらかじめ運用ルールを決めておけば、入力の仕方が統一でき、ミスやトラブルを防げます。

エクセルで管理表を作成する場合は、用意されているテンプレートを無料ダウンロードするのがおすすめです。

基本的な項目が記載されているので初めての方も使いやすく、効率的に運用を開始できます。

在庫管理表の役割|作成方法と運用時の注意点【テンプレート付き】

5Sチェックシートを業務で活用するポイント【無料テンプレート付き】

管理表の運用を効率化する方法

管理表は大変便利なツールですが、作成して終わりではありません。運用を効率化することで、より効果を発揮します。

管理表の運用を効率化するには、ITツールの利用がおすすめです。ここでは、ITツールのメリットやおすすめのツールを紹介します。

管理表の運用を効率化するには、ITツールの利用がおすすめです。

紙で利用していた管理表を電子化しましょう。

ペーパーレス化することで、情報共有や情報収集が簡単にでき、業務の効率化が図れます。

情報はデータ保管されるため、保管場所の確保は不要です。

紙からエクセルへ転記する作業も減らせるため、入力ミスなどによる修正作業の負担がなくせます。

弊社では、紙の現場帳票を電子化するシステム「i-Reporter」を提供しています。紙を使った現場帳票は、下記のようなお悩みを抱えていませんか?

日報の記入ミスによる修正等が大変

品質検査の正確に実施されたかわからない

不具合報告書の対応に時間がかかっている

在庫管理表の数字が合わない

「i-Reporter」は使い慣れた紙帳票のレイアウトをそのまま電子移行できるので、現場の方が直感的に理解できます。

操作説明が不要で、導入しやすい点がメリットです。

入力も簡単なので、ミスが起こりにくい魅力があります。既存のシステムとの連携がしやすく、Excel、CSV、PDFファイルへの出力などが容易で、各種書類の作成やシステム登録が効率化を図れます。

セキュリティ対策が万全なため、重要な情報を取り扱う際も安心です。

下記は、「i-Reporter」を実際に導入した方が感じた効果をご紹介します。

【N社】

紙の在庫表に情報を記載する作業で生じる時間のロスや記入ミスが改善され、記録作業が便利で手軽に

バーコードを読み取るだけで入力システムにアクセスできるため作業効率がアップ

作業工程のトラブルをタブレットのカメラで撮影して直接登録でき、解決に向けた迅速な対応が可能

作業確認のためのデータアクセスが短時間ででき、時間のロスを減らせた

他にもホームページには多種多様な業種の導入事例が掲載されています。

資料請求や無料トライアルもあるので、まずはお気軽にご相談ください。

管理表をエクセルで作成して業務を効率化しよう

エクセルを活用すれば、費用を抑えた管理表の作成ができます。普段の仕事で使っている場合は使い慣れているため、新たな操作方法を覚えるストレスがかかりません。在庫管理ソフトを導入するよりコストが抑えられる点が魅力です。

管理表を作成する際は、シンプルなデザインを意識しましょう。シンプルだと、必要な情報を認識しやすく複数人で表管理する場合も操作方法に悩む人を減らせます。無料のテンプレートが搭載されているので、必要に応じて活用してください。

弊社では紙帳票のレイアウトを、そのまま電子帳票に移行できるサービス、「i-Reporter」を提供しています。使い慣れたレイアウトを継続利用できるため、現場への操作説明が簡単です。

導入社数3,500以上・ペーパーレスアプリでシェアNo.1の実績を誇っています。実際の商品説明やデモを通して導入をご検討いただけますので、ぜひ気軽にご相談ください。

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