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日報は、チームメンバーの業務内容や進捗状況を把握し、業務の改善に役立つツールです。しかし、どのように書いていいかわからないと、かえって時間と手間がかかってしまい業務に支障が出てしまいます。
「日報に何を書いていいかわからず、作成に時間がかかってしまう」
「社員によって日報の書き方がさまざまで、確認が面倒…」
上記のようなお悩みを解決するには、テンプレートを使用して日報を作成するのがおすすめです。
本記事では、どのようなテンプレートを使うと良いか判断できるよう、日報の基本的な知識を解説します。
ダウンロードできるテンプレートもご用意していますので、ぜひご活用ください。
日報に記載する主な項目
日報は、毎日の業務内容・進捗などを報告する文書のことです。業務日報や作業日報、業務日誌や業務報告書などさまざまな呼ばれ方をします。
日報は、進捗が遅れている業務にいち早く気づき、進捗マネジメントやタスク整理に役立てられます。行った業務の振り返るきっかけにもなり、課題の発見と改善が可能です。
では、日々の業務に活かせる日報にするには、どのような項目が必要なのでしょうか？以下より日報の主な記載項目を解説します。
基本項目
基本項目は、いつ、誰が業務を行ったのかを記載する項目です。
読み手が状況を正確に把握できるよう、以下の内容を書きます。
- 日報作成日や業務実施日
- 日報を作成した人物の所属部署や氏名
日付は西暦や和暦から記載し、曜日まで明確に書いておきましょう。後から日報を振り返りやすくなります。
記録者の氏名は、他の人と苗字が重複することがあるため、フルネームに加え所属部署まで書いておくのが無難です。
業務内容
業務内容の項目には、打ち合わせや営業、事務処理業務など、その日に行った業務内容を、時系列ごとや重要な項目に絞って書いてください。
日報で記載されることが多い具体的な項目は、以下のとおりです。
- 当日の業務目標
- 業務のタイムスケジュール
- 業務内容
- 業務を行った場所
- 業務の都合で連携をとった担当者
日報を通して上司が部下の業務内容を把握できるため、業務を誰に割り振るのが適しているかを検討するのに便利です。
従業員同士でそれぞれが抱えている業務の概要を共有するのにも役立ちます。
また、業務のタイムスケジュールの項目は、どの業務にどのくらいの時間がかかったかを可視化できます。記録者自身が業務の振り返りができるのもメリットです。
成果や進捗状況
上司に業務の状況を伝えるために、仕事の成果や進捗状況を書く項目が必要です。
目標の達成度や業務の進捗度合いを知ることで、業務の課題を素早く発見でき、改善へとつなげられます。
成果や進捗状況は、文字だけでなく数字も活用しましょう。「高い」「低い」のような表現は人によって捉え方が異なります。
数字を活用することで、日報を読む人の認識のズレを軽減し、業務状況が正確に伝わります。
誰が見ても理解しやすい日報になるよう、作成時に意識しましょう。
今後の予定と課題
今後の予定と課題では、以下のような項目を用意します。
- 課題や反省事項
- 課題点に対する対応策や改善策
- 明日以降の業務予定
課題や反省事項を書く際には感想文にならないよう注意が必要です。
なぜ目標を達成できなかったのか課題や反省点に加え、改善策まで考えて記載しましょう。
また、業務上の課題を踏まえて、今後どのように業務を進めるのか予定を書くことで、その後の業務をスムーズに進められます。
業務の進め方や困っていることは遠慮なく伝えてください。日報を確認した上司や同僚から、的確なアドバイスをもらえます。
日報を書くポイント
日報は自分の伝えたいことを、自分の好きなように書いていいわけではありません。
できるだけ短時間で、わかりやすく伝えることが大切です。
上司や同僚に日報の内容を明確に伝えられれば、フィードバックがもらいやすくなるため、さらに業務効率化が目指せます。
ここからは、日報を書くうえで押さえておくべき4つのポイントを紹介します。
ポイントを意識し、読み手に伝わりやすい日報を作成しましょう。
日報のテンプレートを使う
日報は、テンプレートを使うと指定された項目に沿って内容をうめてくだけで完成します。短時間で日報が作成できるため便利です。
日報は、毎日提出を求められます。業務の生産性向上の観点から、あまり時間をかけずに書かなければいけません。
日報の形式が統一されることで、項目の重複や必要な情報が漏れてしまうのを防止できます。上司が日報を確認しやすくなる点もメリットです。
自社に必要な項目をカスタマイズして、テンプレートを作成しておきましょう。
書式に沿って書く
会社によって日報の書式が決まっている場合には、書式に沿って日報を書く必要があります。
例えば、業務内容は時系列に沿って箇条書きする、担当業務の進捗状況は⚪️割完了のように数字で書くなどです。
書式が統一されていることにより、いつ、誰が、どのような仕事を行ったのか比べやすくなります。
進捗状況の報告や振り返りが適切に行えるよう、決まった書式がないか事前に確認しましょう。
ほかの人が読むことを意識して書く
日報は上司や先輩、同僚などへの報告や情報共有を兼ねています。誰が読んでもわかりやすい書き方を心がけましょう。
実際に起こった事実・現象と、自分が感じた主観を混同せずに切り分けて書きます。客観的な視点で業務内容の記録が可能です。
また、日報を書く際には、5W1Hを意識して書くのもポイントです。情報の抜け漏れを防止し、読み手に正しく情報を伝えられます。
事実や実績などの状況に加え、自分の考察や反省点を書くことで業務改善やフィードバックにつなげましょう。
提出前にチェックする
日報の提出前には、記入漏れや書き間違いがないか、もう一度確認してください。
チェックを怠り、日付や業務内容などに誤りが生じると、業務内容を正しく情報共有できず、業務改善が図れない可能性があります。
丁寧に見直しをして、充実した日報を完成させましょう。
日報のテンプレート
日報には、業務日報や作業日報、営業日報など、いくつかの種類があります。
ここでは、上記3つの日報のテンプレートを紹介し、ぞれぞれの日報の目的や特徴を解説します。
業務内容に適した日報を作成し、スムーズな情報共有や業務改善に役立てましょう。
紹介したテンプレートはダウンロードできますので、ぜひご活用ください。
業務日報
＜業務日報のテンプレート＞
業務日報は、企業で利用されている一番スタンダードな日報です。
日付や氏名など基本的な項目のほか、当日の目標や業務の達成度を書いて、業務進捗を分析・考察します。
業務日報を作成する目的は、以下3つです。
- 業務内容の情報共有
- 業務の進捗管理
- 業務の振り返り
業務日報作成により、チームメンバーの業務内容や進捗状況を共有できるため、コミュニケーションの円滑化が図れます。
上司やチームメンバーは常に社内にいて、いつでも相談できるとは限りません。日報に相談や疑問点を書いておくことで、上司やチームメンバーから適切なアドバイスをもらえます。
当初の目標や予定に対して、どれくらいの時間で、どのくらいの量の業務が完了したのかを文字や数字で可視化できます。
客観的な視点から改善点が見出せるため、今後の業務進行の工夫が可能です。
作業日報
作業日報は、建設業で使用される日報です。作業内容を工事関係者に報告するために、作業員が一人ひとり、個人で書きます。
作業日報には下記のような項目を記載する必要があります。
- 工事名（現場名）
- 天候
- 始業時間や終業時間
- 作業時間にかかった時間
また、作業日報を作成する目的は、以下3つです。
- 作業内容の情報共有
- 作業の進捗管理
- 労働環境の把握
作業日報の情報は、上司だけでなく、他の作業員にも適宜情報共有されます。作業や工事の内容をお互いに把握しておくことで、事故の防止や作業の効率化が可能です。
また、工事の進捗状況を日報で可視化することで、予定していた作業や遅延状況を迅速に確認できます。
現場の危険な作業や箇所などのポイントが把握できるため、より注意深く作業ができます。
営業日報
営業日報は、営業職が書く業務報告書です。時間帯ごとの訪問先や営業活動の流れなどを記載します。
営業日報を作成する目的は、以下3つです。
- 営業内容の情報共有
- 営業内容の管理
- 営業内容の振り返り
営業内容を社内で共有すると、担当者不在時に顧客から問い合わせがあっても、チームで対応できます。
一日ごとに営業内容を振り返られるため、効果的な営業活動を把握できたり、今後の売上向上に活かせたりする点がメリットです。
日報を効率的に書くならテンプレートをダウンロードしよう
日報は、業務内容や進捗などを報告する重要なツールです。業務の振り返りや改善に役立てられる上に、業務のノウハウやナレッジを蓄積できます。日報は、テンプレートを活用するのがおすすめです。適切な振り返りや業務の生産性向上のために、日報の主な項目や書き方のコツを理解し、誰が見てもわかりやすい日報を作成しましょう。
もし、日報の回収や自社システムへの転記に手間がかかって困っているとお悩みであれば、弊社シムトップスが開発した電子化システム「i-Reporter」の利用がおすすめです。
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- 記入者によって入力内容がバラバラになったり、入力ミスが発生してしまうリスクを軽減可能
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