目次
備品管理の「見える化」は、企業の効率化やコスト削減を実現するための重要な取り組みです。備品の在庫状況や使用状況を明確に把握することで、無駄な発注や過剰在庫を防ぎ、業務の効率化を図れます。
本記事では、備品管理の「見える化」がもたらすメリットやすぐに実践できる方法と合わせて、導入時の注意点についてもわかりやすく解説します。備品管理の課題解決のヒントとなる情報をお届けしますので、ぜひ参考にしてください。
備品管理の「見える化」とは
備品管理の「見える化」は、備品の所在や在庫状況を一目で把握できるようにする仕組みです。備品の状況を誰でもすぐに確認できるようにすることで、管理ミスや無駄なコストを防ぎ、業務を効率化できます。
備品管理の「見える化」とは
備品管理の「見える化」とは、企業や組織内で使用される備品の在庫状況や使用状況を、視覚的に把握できる仕組みを作ることです。例えば、オフィス機器や事務用品、工具や部品、消耗品などのさまざまな備品の在庫状況や使用状況を、誰もがチェックしやすい状態にすることを指します。
見える化は、ただ単に在庫管理の数を把握するだけではありません。備品の状態や保管場所、耐用年数や購入履歴などを可視化し、正確な情報を共有する仕組みを作ることを意味します。
備品管理を見える化することで、備品の管理が効率化され、業務の生産性向上やコスト削減が期待できるのです。
備品管理によくある課題
備品管理においては、以下のような課題がよく見られます。
在庫の過剰や不足
在庫状況が不明確なために、必要な備品が不足して業務が滞る一方で、過剰在庫がコストを圧迫するケースも少なくありません。
紛失や盗難
備品の管理が不十分な場合、備品が紛失したり、不正に持ち出されたりするリスクが高まるでしょう。
手作業による管理ミス
手作業によるアナログな台帳管理では、記入漏れや転記ミスが発生しやすく、管理の精度が低下するだけでなく、集計や分析にも時間がかかります。
管理の煩雑さ
備品の種類や量が多い場合、管理が属人化したり、全体の把握が困難になったりするでしょう。
このような課題を解決するためには、備品管理の「見える化」が不可欠です。備品の効率的な管理が可能になることで、無駄なコストやトラブルを防げます。
備品管理を「見える化」するメリット
備品管理の「見える化」は、備品の場所や数が把握できるだけでなく、企業の運営においてさまざまな効果をもたらします。備品管理を「見える化」することで得られる、主なメリットを確認していきましょう。
業務の効率化
備品管理の「見える化」によって、備品が一元管理され、必要な備品を迅速に見つけられます。備品を探す手間や時間が大幅に削減され、作業の迅速化や業務効率の向上につながるでしょう。
例えば、備品の場所や在庫状況に関する無駄な確認作業がなくなり、本来の業務に集中できるため、業務効率や生産性の向上が期待できます。特に、多くの従業員がさまざまな備品を利用するオフィスや、複数の部署で備品を共有するようなケースでは、この効果は大きいでしょう。
経費の削減
備品管理の「見える化」は、無駄な経費削減にも大きく貢献します。在庫状況がリアルタイムに把握できるため、「どの備品が過剰在庫として保管されているのか」「どの備品が不足しがちで在庫切れを起こしやすいのか」などが、一目でわかるでしょう。
必要な備品の発注を適切なタイミングで行うことができ、無駄な購入を防止します。
紛失や盗難リスクの減少
備品管理の「見える化」は、紛失や盗難といったリスクを大幅に減少させる効果も期待できます。備品の位置情報や使用履歴が明確になるため、所在不明の備品を早期に発見したり、持ち出しの記録をチェックしたりすることが、簡単にできるためです。
万が一、紛失や盗難が発生した場合でも、記録された情報に基づいて速やかに対応できるため、被害を最小限に抑えられます。また、備品の管理状況が明確であることは、従業員による不正利用の抑止にもつながり、社内のセキュリティ意識の向上にも貢献するでしょう。
徹底した備品管理は、会社の資産を守るうえで大切な取り組みです。
備品管理の「見える化」を実現する主な方法
備品管理の「見える化」を実現するためには、いくつかの方法があり、企業の規模や業種、管理したい備品の種類や量に応じて、最適な方法は異なります。それぞれの方法と選び方をくわしくご説明します。
管理台帳の作成
備品管理の基本となるのが、備品の種類や数量、購入日や使用状況などを一元的に把握できる、「管理台帳」の作成です。手軽に始められる方法として、Excel（エクセル）などの表計算ソフトを使って作成することも多いでしょう。
管理台帳を作成する際には、各列に管理項目（物品名・管理番号・保管場所・購入日・担当者など）を設定し、各行に個別の備品情報を入力していきます。関数や条件付き書式を活用することで、在庫状況の自動集計や、期限切れの備品を色分け表示するなど、効率的に管理を行うことが可能です。
ワークフローの標準化
備品の発注から、使用・返却・廃棄に至るまでの各プロセスを標準化することも、「見える化」を実現するうえで非常に重要です。社内の誰もが同じ手順で管理が行えるため、担当者による管理方法のばらつきやミスを減らせ、管理がスムーズになります。
まずは、現行の備品管理業務を徹底的に棚卸し、各業務フローを洗い出しましょう。そのうえで、無駄な手順や非効率な点がないかを確認し、改善策を検討します。
例えば、備品の申請・承認プロセスを明確化したり、持ち出し・返却時のルールを定めたりすることが考えられるでしょう。標準化された手順は、手順書やマニュアルを作成して従業員全体に共有し、徹底することが大切です。
システムの導入
より高度な備品管理と「見える化」を実現するためには、在庫管理システムや物品管理システムなど、専用のシステムの導入が有効です。システムを導入すれば、備品データを一元的に管理し、リアルタイムで情報を更新できます。
システムによっては、備品の発注や貸出・返却手続きの自動化、在庫状況のアラート通知、レポート作成などの機能も搭載されており、管理業務の大幅な効率化が期待できます。また、クラウドやパソコンのアプリと連携することで、スマートフォンやタブレットからでも手軽に在庫状況のチェックや申請、問い合わせなどが行えるようになり、業務の効率化がさらに加速するでしょう。
システムの導入は、DXを推進し、よりスマートな備品管理体制を構築するための有力なソリューションとなります。
バーコードや二次元コードの活用
備品や製品の一つひとつにバーコードや二次元コード（QRコード）を貼り付け、スキャナーやスマートフォンアプリで読み取って管理する方法も、備品管理の「見える化」に有効な導入事例の一つです。
バーコードや二次元コードを活用すれば、備品の入庫時や持ち出し時・返却時などにコードをスキャンするだけで、在庫数や使用履歴を手軽に記録・追跡できます。手入力によるミスを減らし、正確かつ迅速な情報管理ができるでしょう。
特に、多くの備品を扱う場合や、頻繁に備品の移動があるようなケースでは、より効果的です。最近では、スマートフォンにダウンロードできる管理アプリと連携することで、より手軽にバーコードやQRコードを活用した備品管理が実現できるようになっています。
「i-Repo Scan」を利用すれば、お手持ちのスマートフォンやタブレットがバーコードリーダーとして活用できます。専用機器が不要でコストを抑えながら、スキャン情報を帳票に自動入力するなど、備品の効率的な管理が可能です。
備品管理を「見える化」する際の注意点
備品管理の「見える化」は、企業に多くのメリットをもたらしますが、導入や運用にあたってはいくつか注意しなければなりません。「見える化」を成功させるために押さえておきたい、3つのポイントをご紹介します。
あらかじめルールを設定する
備品管理の「見える化」をスムーズに進めるためには、運用ルールを明確に設定し、社内の従業員全員に周知することが欠かせません。
具体的には、備品の貸出・返却手順や期限を明確に定め、「いつまでに」「誰に」「どのように」返却するのかといったルールを設けることで、備品の所在不明や長期的な持ち出しを防ぎます。また、紛失や破損・故障時の対応方法も明確にしておくことで、問題が発生した際にスムーズに対応できるでしょう。
設定したルールは、文書化して共有することはもちろん、必要に応じて研修などを実施し、徹底を図ることが大切です。ルールの徹底は、管理の精度を高め、不要なトラブルを防止するための重要なポイントになります。
部門や用途別にカテゴリーを分類する
管理する備品を部門や用途別に分類し、整理することも、「見える化」の効果を高める上で重要なポイントです。例えば、「総務部で使用する文房具」「情報システム部が管理するIT機器」など、カテゴリー別に分けることで、在庫状況の把握が容易になります。
また、それぞれの備品に識別番号を付け、所在や利用状況を簡単に把握できるようにすることも有効です。ラベリングや分類は、現物管理とデータ管理を連携させるうえで不可欠で、正確な在庫状況の把握につながります。
管理方法は定期的に見直す
備品管理の「見える化」は、一度システムを導入したり、ルールを定めたりしたからといって、終わりではありません。運用開始後も、「管理方法が現状に合っているか」「より効率的な方法はないか」を定期的に検証し、改善する必要があります。そのためには、定期的な棚卸しを実施し、管理台帳や在庫管理システムとのズレを確認・修正し、常に正確な状況を維持しなければなりません。
また、最新の管理アプリやICタグなど、新しいツールやシステム導入を検討することも、業務効率化につながる可能性があります。デジタル化の波に乗り遅れないよう、常に最新の情報にアンテナを張り、柔軟に管理方法を見直すことが大切です。
備品管理の「見える化」を効率化する「i-Reporter」の活用
備品管理の「見える化」は、業務の効率化やコスト削減を実現する重要な手法です。現在、「Excelでの管理に限界を感じている」「紙の台帳管理による記載ミスや手間に悩んでいる」など、備品管理でお困りの場合は、現場帳票システム「i-Reporter」の導入をおすすめします。
「i-Reporter」は、Excelで作成した備品管理台帳を簡単に電子化し、備品の情報を一元管理することが可能です。Excelの管理項目（備品名・管理番号・保管場所など）をそのまま活用できるため、紙の管理台帳よりも作業工数を削減し、リアルタイムで情報更新ができます。
備品管理の見える化が効率的に行える「i-Reporter」をぜひご活用ください。
現場の作業ミス防止 業務効率化 を目指すなら！ | i-Reporter(アイレポーター) │現場帳票システムのシェアNO.1
