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仕入れ管理とは、商品の発注から検品に至るまでの一連の業務のことです。企業が販売する商品や原材料などを管理し、適切な仕入れ量を確保することが目的となります。
仕入れ量を適切に管理することで、在庫の過不足を早期に発見し、効率的な在庫管理ができます。無駄な在庫コストを抑え、必要な材料や商品を確実に供給できる体制を整えることができるのです。
こちらの記事では、仕入れ管理をエクセルで行う方法についてご紹介します。エクセルでの管理を検討している方は、ぜひご覧ください。
エクセルを活用した仕入れ管理の方法とポイント
ここでは、効率的にエクセルを使った仕入れ管理を行うための方法とポイントをご紹介します。
仕様や必要な情報を定める
エクセルで管理を始める前に、仕入れ管理に必要な情報を正確にまとめる必要があります。
例えば、データ項目であれば、商品名、品番、供給業者名、発注日、入荷日、数量、価格、在庫残高などがあるでしょう。また、レポート機能が必要かどうか、在庫不足や過剰在庫のアラート機能の必要かどうかなどが該当します。
仕様や必要な情報をまとめる際は、自社に必要な仕入れ管理に関する業務内容に合わせて仕様を定めると良いでしょう。また、在庫管理だけでなく、将来的にはささ発注業務や入庫業務、買掛金の管理などにも展開・活用できるようにすると、なにかと便利です。
テンプレートを活用する
分析・整理が完了したら、インターネット上で配布されているエクセルの在庫管理用テンプレートを活用しましょう。
テンプレートを使用することで、時間や労力を削減し、効率的に在庫管理や仕入れ業務を進めることができます。テンプレート選びのポイントとして、直感的で使いやすいものを選び、チーム全員が簡単に操作できることが重要です。
また、在庫管理や発注管理など必要な機能が揃っているか確認し、飲食店や小売業など、自社の業種やニーズに合わせてカスタマイズできるかも考慮しましょう。商品別の管理や、表示や記録の設定など、使い方に応じた作り方も検討する必要があります。
さらに、DX推進の観点から、複数の担当者が同時に利用できるシートや管理方法を取り入れることも重要です。棚卸や納期、注文に対応できるテンプレートを選び、発行や支払いに関するデータも効率的に管理できるようにしましょう。
運用ルールを決める
「誰が」「いつ」「どのように更新するか」を明確にルール化することが重要です。
例えば、入荷時に商品を受け取った人が入力し、倉庫に運んだ人がその後すぐにデータを更新するなど、具体的な手順を定めます。
また、定期的なバックアップも必須で、システム導入や業務フローに合わせて、適切なタイミングで実行することも重要です。
さらに、バックアップは上書き保存ではなく、日付ごとにファイルを分けて管理することを推奨します。指定された手順に従い、適切に運用することでトラブルを防ぐことができるできるでしょう。
エクセルを活用して仕入れ管理を行うメリット
エクセルを活用した仕入れ管理には、手軽に始められるだけでなく、多くの利点があるのをご存知でしょうか。ここでは、エクセルを使うことで得られる具体的なメリットについて詳しくご紹介します。
導入しやすい
エクセルは特別なソフトを購入したりインストールしたりする必要がなく、すぐに使用を開始できるのが大きなメリットでしょう。Windowsパソコンに初期インストールされているため、導入が簡単です。
また、業務でエクセルを利用している社員も多く、基本的な操作に理解がある社員がいる可能性が高いため、新しいシステムを学ぶ手間も最小限に抑えられます。これにより、社内での仕入れ管理の導入がスムーズに進むでしょう。
管理がしやすい
エクセル（Excel）は、紙や帳票での管理と比較して、管理しやすいというメリットがあります。関数を使って在庫数や仕入管理を自動計算できるため、作業効率の向上が実現できるのです。
さらに、管理表を使って販売管理や売上を一元管理できるのも利点でしょう。紙は破損や紛失のリスクがあり、保管場所も必要ですが、エクセルならパソコン上で管理し、バックアップのダウンロードも簡単に行えます。
デメリットとして、規模が大きくなると在庫管理システムの導入が必要になる場合がありますが、システム化により、さらなる業務効率化が期待できます。
情報を社内で共有しやすい
情報の共有がしやすいというメリットもあります。
クラウドの共有フォルダに格納することで、社内全体で適切な情報共有が可能です。選択されたデータやファイルをシステム化して管理することで、顧客管理や取引に関する情報も効率的に共有できます。
また、共有フォルダにアクセスできるデバイスを使用すれば、会社全体でリアルタイムに情報を反映させ、数値や取引データなどを素早く把握することができるのです。
エクセルで仕入れ管理業務を行う際の注意点
エクセルを使って仕入れ管理業務を実際に行う際の注意点について解説します。
ヒューマンエラーに注意する
エクセルへの入力は手作業で行うため、ヒューマンエラーが発生する可能性があります。
例えば、入力ミスや表記の揺れが集計データに影響を与え、正確な在庫数や売上データが得られないことがあります。
また、誤って重要なデータを上書きすることで、管理表や販売管理に問題が生じるリスクもあるでしょう。このような課題を防ぐためには、顧客管理システムや自動計算機能を使い、正確な数値管理を行うことが必要です。
操作が簡単で直感的なテンプレートを作成し、入力項目やデータ形式を統一することで、エラーを減らすことができます。セル保護機能や日付ごとのバックアップを利用し、データを安全に保管することも重要です。適正な運用ルールと、数値やデータの正確な管理体制を整えることで、業務効率の向上が期待できます。
属人化を避ける
仕入れ管理業務は担当者に限らず、誰でも処理できる状態にする必要があります。このため、エクセルに詳しい人だけでなく、誰でも簡単に操作できるシステムが望ましいでしょう。
この問題を解決するには、データ入力フォームを標準化し、項目やフォーマットを統一します。これにより、異なる担当者が入力してもデータの一貫性が保たれます。また、トレーニングやマニュアルの整備も重要です。
エクセルで効率よく仕入れ管理を行いましょう
エクセルを使って仕入れ管理を行う方法をご紹介しました。
エクセルでの仕入れ管理は便利でおすすめですが、業務が拡大すると限界があります。データ量が増えるとミスが増え、効率も低下する可能性があるのです。
一定の規模になったら、専用の仕入れ管理システムを導入することで業務を効率化でき、正確性も向上します。
「i-Reporter」は、紙のフォームやエクセルフォームをそのまま電子フォームとして使用できるため、従来の仕入れ管理システムからの移行もスムーズです。
また、作業効率も向上します。報告書作成や写真取り込みを現場で完了できるため、後処理の手間を省き、二重入力や手動計算によるミスを削減できるでしょう。
「i-Reporter」は、仕入れ管理にかかる作業を効率化し、業務改善に大いに貢献します。業務効率化を目指す企業様は、導入をご検討ください。
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