棚卸しを効率化する方法｜活用したいツールやシステム、業務のポイント

棚卸しとは、決算時期に工場や倉庫、店舗などの棚卸資産を集計し、在庫の数を把握する業務です。
棚卸しは製造業からスーパーなどの小売店、倉庫管理まで幅広い業種で行われます。
一方の在庫管理は、決算などの期末以外にも、日々の仕入れや出庫の状況を適切に把握するために定期的に行われます。

在庫数を正確に把握しておかないと、販売の機会損失が発生する、過剰な発注によって無駄な在庫を抱えるといったリスクが生じる可能性があります。
在庫の管理は必要不可欠な作業ですが、実施には多大な労力が必要であり、帳簿上の数量との差異が見つかった場合には、さらに時間と人手を割いて原因を特定しなくてはなりません。そのため、作業を行う現場作業者の方の中には、もっと効率的に棚卸しや在庫管理を行うことができないかと、方法を模索している方も多いでしょう。

本記事では棚卸し作業の効率化方法や、業務効率を改善するデジタルツールを紹介します。自社の棚卸しを行う必要がある企業の担当者様は、ぜひ参考にしてください。

棚卸し業務を効率化する方法

はじめに、棚卸し業務を効率化する方法を紹介します。

棚卸しの作業負担を減らすことは、商品の在庫を持つ企業の共通課題です。
棚卸しの作業負担が増す理由としては、作業の属人化や作業ミスによる再チェック、ズレの原因究明などが挙げられます。
そこで、簡潔かつスムーズに作業できるよう、標準化や業務改善を行いましょう。

定期的に在庫確認をする

定期的に在庫管理を行うことで、棚卸し前に帳簿と実在庫のズレを発見することにより、棚卸しの工数を減らすことができます。さらに、余剰在庫の増加などにも気づくことができるため、適正在庫の維持も容易になります。入庫や出庫をダブルチェックするなど、在庫量の管理を徹底することが大切です。ただし、確認頻度が多くなるほど作業負担やコストも増加するデメリットも考慮しなければなりません。

在庫管理表に商品画像を載せる

在庫管理表に商品画像を載せることにより、記載されている内容が商品名や商品コードだけの場合に比べて、商品の識別が容易になります。保管場所などのロケーション管理を工夫することも重要になりますが、対象を目視で探しやすくなるため、作業の効率アップにつながるでしょう。

一度確認した商品に目印を付ける

棚卸しの際は、チェック済み商品を明確にしておくことで、最初の作業で確認できなかった商品を探す時間を短縮できます。
確認済みシールや管理ラベルを目印として活用することで、作業効率や作業精度を向上させることができます。

棚卸し作業の業務マニュアルを整える

業務マニュアルを整備することで、作業レベルの標準化を図ります。
たとえば、カウント方法や記入方法などのルールを統一することで、棚卸し作業で発生しやすいヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。

棚卸し作業のスケジュールを組む

棚卸し作業のタイムスケジュールや人員配置については、事前に決めておくことが望ましいです。タイムスケジュールや人員配置を決めて周知しておくことで、当日の棚卸し作業を効率よく実施でき、確認漏れや重複チェックといったミスを減らすことができます。

棚卸しを効率化できるデジタルツールやシステム

次に、棚卸し作業を効率化できるツールを紹介します。

IoT機器やデジタルツールを利用した在庫管理の導入によって、人手を削減し、業務改善を効率的に実現することができます。
ただし、自社のビジネスに最適なソリューションを選ばなければ目的は達成できません。
そのため、ツールを導入する前に自社に合っているかどうかを十分に検討し、慎重に決定することが大切です。

二次元バーコード

バーコードは大まかに分けて、一次元バーコードと二次元バーコード（QRコード）の2種類があります。
二次元バーコードは縦（垂直）と横（水平）の二方向で情報を格納しており、カメラアプリなどでURLを変換したQRコードを読み取らせ、Webサイトに遷移させる方法がよく用いられています。

棚卸しや在庫管理においては、手作業や手書きでの記載誤りを防ぐだけでなく、リアルタイムでの在庫データの反映や照合が容易に行えるため、作業効率の向上が期待できます。一方で、システム導入時にかかるコストやQRコードを貼り付ける手間などのデメリットもあります。

QRコードのメリット	QRコードのデメリット
・ハンディターミナルやタブレットを利用してスキャンするだけで在庫管理が可能 ・データの反映や照合が容易になる ・入力ミスなどのヒューマンエラーを減らせる	・導入時にコストがかかる ・QRコードを貼り付ける手間がかかる

RFID（ICタグ）

RFIDは「Radio Frequency Identification」の略称で、ICタグを専用リーダーで読み取り、自動認識する技術です。バーコードやQRコードと異なり、データを一括で読み込むことや、製品によってはデータの書き換えができます。機能面ではバーコードより優れていますが、導入コストが高いというデメリットがあります。

メリット	デメリット
・まとめて読み取り可能 ・扱える情報量が多い ・情報の書き換えが可能な製品もある	・導入コストが高い ・環境によっては読み取り精度が落ちることがある

スマートフォンを使用した在庫管理システム

近年、スマートフォンを利用した在庫管理アプリを利用導入する企業も増えています。
バーコードやRFIDと同様の効果があることに加え、低コストでの導入が可能な点やシステムが使いやすい点、クラウド上での情報共有が容易な点などのメリットがあります。

複数のメリットがある一方で、料金プランによっては機能に制限があるケースもあります。
また、スマートフォンを利用するため、端末の紛失やOSアップデートによる作業遅延のリスクなどのデメリットも考慮する必要があります。

メリット	デメリット
・比較的低コストでの導入が実現可能 ・自社で使いやすいアプリを選びやすい ・スマートフォンで在庫管理ができる	・料金プラン次第で機能が制限される可能性がある ・スマートフォンのため、紛失などのリスクも高い

AIカメラ

AIカメラを利用した在庫管理も進んでいます。AIの導入により、在庫状況のリアルタイム把握や需要予測の精度向上、ヒューマンエラーの防止などが期待されます。
一方で、導入コストの増加やカメラの死角問題など、在庫管理を行う環境に依存する課題もあります。
また、システムを利用する現場作業者にもAIシステムの運用スキルが必要になるでしょう。

メリット	・デメリット
・在庫のリアルタイム把握や需要予測精度向上 ・人員削減やヒューマンエラーの防止	・利用環境によっては性能を引き出せない ・導入コストが高い ・AIの運用スキルが必要になる

重量センサー

重量センサーを利用した在庫管理では、重さを感知し数値化を行います。
重量センサーを利用すれば、粉末や液体などの数えられない原材料や、大量の細かい部品など、目視では判断が難しいアイテムでも正確に管理できます。
デメリットとしては、重量センサーの在庫管理も導入コストがかかる点です。

メリット	デメリット
・目視判断が難しい材料や部品の管理が可能	・導入コストがかかる

棚卸しを行うときのポイント

実際に棚卸しを行う際にはどのような点に注意して行うとよいのでしょうか。

ここでは、棚卸しを正確かつスムーズに行うための3つのポイントを紹介します。

マニュアルは定期的に見直す

作業マニュアルは一度作成して終わりではありません。PDCAサイクルを回し、次の棚卸し作業に活かしましょう。
具体的には、作業担当者から実施手順の不明点などをヒアリングして、手順や実施方法の中に効率化できる部分がないかを検討します。
業務マニュアルはオンライン化しておくと、データの共有やアップデートが容易です。

作業時間を管理する

棚卸しの際は、作業時間を記録しながら進めることをおすすめします。
また、目標時間を設定すると集中力が高まるため、作業を効率的に行いやすくなります。
自動化できず作業時間がかかる行程については、作業方法を改善できないか検討し、マニュアルをアップデートすることも大切です。

棚卸し作業が長引いたり正確性を欠いたりすると、通常業務にもしわ寄せがきてしまいます。
予定時間内に終えられるよう、人手とスケジュールを調整しましょう。

商品の品質の確認も行う

在庫の数量だけでなく、商品の破損チェックといった品質の確認も行うと、不良品の出荷防止につながります。不良在庫や商品の劣化の確認も在庫管理時に行うと効果的です。

棚卸しを効率化して利益の最大化を目指しましょう

本記事では棚卸しや在庫管理を効率化するポイントや、便利なデジタルツールについて解説しました。
棚卸しを効率化・デジタル化することは、コスト削減だけでなく需要予測精度の向上につながるため、利益アップを見込めます。
自社に適した棚卸し方法を検討しましょう。

シムトップスが提供する現場帳票電子化ソリューション「i-Reporter」は、導入社数3,700社を超えるぺーパーレスアプリで、シェアNo.1の現場帳票電子化システムです。

【物流業界の生産性と作業精度向上に貢献】
現場帳票電子化ソリューション「i-Reporter」で、現場作業の効率化を実現！
・大量のスキャン作業もスピーディに対応、読込み時間の大幅削減
・多様な作業員でも使いやすい直感操作で、誰もが高精度の業務を実行
・未経験者の迅速な育成をサポート、直感的なデジタル帳票で作業ミス減少

→現場帳票電子化ソリューション「i-Reporter」資料ダウンロードはこちら