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店舗運営では、さまざまな帳票が使用されています。売上管理表や会計票などが代表例です。
すべての帳票は、自社の業務内容に応じて設計するのが理想ですが、実際はExcelなどに用意されたテンプレートをそのまま流用しているケースも少なくありません。
その結果、従業員が使いにくさを感じている場合も。
そこで今回は、帳票設計の基本的な考え方や実際の手順、よく使用される帳票の種類について解説します。
帳票設計をサポートするITソリューションもご紹介しますので、飲食店や小売店などの店舗管理のご担当者様はぜひ参考にしてください。
帳票設計とは
店舗で使用している帳票について、「レイアウトが使いづらい」「文字が見にくい」などの不満を感じているケースも多いでしょう。
そのような場合は、帳票設計に取り組むのがおすすめです。こちらでは、帳票設計という言葉の意味や、近年重要となっている帳票の管理方法について解説します。
帳票設計とは
帳票設計は、帳票の書式やデザインなどを設計するプロセスを指します。
帳票とは、事業の活動内容を記録するために使用する書類の総称です。
「帳簿」と「伝票」という言葉を掛け合わせて帳票と呼ばれています。具体的には以下のような種類があります。
- 買掛帳
- 売掛帳
- 仕訳帳
- 出納帳
- 入出金伝票
- 請求書
- 領収書
- 納品書
- 契約書
- 給料明細書
帳票設計では、これらの帳票を自店舗にとって使いやすい形に設計します。
適切な帳票を使用することで、情報の整理や記入が容易になり、店舗の管理をスムーズに進めやすくなるでしょう。
また、帳票の設計がシンプルでわかりやすいものであれば、データ入力のミスを防止できるメリットもあります。
帳票の管理方法
紙媒体で管理する
紙媒体での管理は、帳票を印刷して物理的に保管する方法です。帳票は、原則紙での保存が求められています。
一度印刷してしまえば、インターネットに接続せずに閲覧や記入が可能であり、データが破損や消失するリスクも低いことから、帳票を紙で管理する企業も少なくありません。
しかし、紙による帳票管理には、大量の書類を保管するスペースが必要となるほか、情報の検索や更新に手間がかかるというデメリットも存在します。
また、紙の使用やプリンタの管理が必要になるため、環境負荷やコストがかかりやすい点も懸念されます。
帳票を紙媒体で管理する場合は、保管方法の最適化やOCR技術を活用したデータ変換、環境負荷の低減を目指した取り組みなどが重要です。
電子データで管理する
電子データでの管理は、デジタル化した帳票をコンピューターやクラウド上で保管する方法です。
電子帳簿保存法の制定・改正により、一定の要件を満たすことで帳票を電子データで管理できるようになりました。
帳票を電子データで管理するメリットは、情報の共有や編集が容易であり、大量の帳票を効率的に管理できる点にあります。
また、クラウド上に保管された帳票は、場所や時間を問わずアクセスできるため、複数の店舗をもつ飲食店や小売店でも便利です。
ペーパーレス化を実現できることから、環境負荷の低減にも役立ち、企業の社会的責任（CSR）の観点からも優れた管理方法といえるでしょう。
ただし、帳票を電子データで管理する際は、データの破損や消失に注意が必要です。
セキュリティ性能に優れた帳票の電子化システムを導入し、定期的にバックアップを取るなど対策を講じましょう。
帳票設計の手順
帳票設計は、全体像の設計、出力様式やレイアウトの設定など複数の手順を踏む必要があります。そこで続いては、帳票設計の手順を4つのステップに分けて解説します。
Step1.帳票の全体像を作る
最初のステップでは、帳票の全体像を設計します。作成予定の帳票に必要な情報を整理し、記載内容に被りや漏れがないように調整しましょう。業務プロセスや情報の流れを把握し、どのようなデータが入力・出力されるのか、どのような機能が必要かを洗い出すことが重要です。
また、帳票に入力が必要な関数や計算式などがないかについても検討しましょう。日付の設定や金額の集計など自動で処理が必要な項目がある場合は、あらかじめ関数や計算式を指定しておくことで利便性の高い帳票を設計できます。
Step2.出力様式を設計する
次のステップでは、作成した電子帳票の出力様式を設計します。電子データでの配布や紙への印刷など、帳票の種類や使用するシーンに応じて出力設計を決めましょう。また、出力様式の設計は、フォントやフォーマット、ページレイアウトなどの視覚的な要素にも影響を与えます。例えば、電子データで配布する場合は、スマートフォンやタブレットでも見やすいようにフォントやカラーを調整する必要があるでしょう。紙で印刷する場合には、帳票出力時に選択できるプリンタやOSの設定も考慮しなければなりません。この段階で出力様式を丁寧に設計しておくことで、後の様式設計やデータ設計が容易になります。
Step3帳票様式を設計する
続いては、帳票の細かなレイアウトを設計します。罫線の有無や種類、文字のカラーやフォント、表組みなどを調整し、見やすくわかりやすい帳票に仕上げましょう。また、この段階で帳票の記載項目も検討します。売上管理表の場合は金額や取引日、商品名など、帳票の種類に応じて適切な項目を設定することが大切です。企業によってはすべての帳票を共通の様式で作成しているケースもありますが、記載項目や配置を工夫するだけでも使いやすい帳票になります。
帳票の種類ごとの主な記載項目については、次の見出しで詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
Step4.帳票元データを設計する
最後に、帳票を出力する際に利用する元データの設計を行います。具体的には、商品名や金額、顧客情報などをデータベース化し、いつでも取り出せるようにする作業のことです。帳票を紙で印刷し、手書きする場合にはあまり必要ありませんが、電子データで管理する場合は元データを設計することで帳票の作成をスムーズに進められます。データ設計の際には、必要な情報がすべて含まれているか、データの整合性が保たれているかを検証することが大切です。
使われやすい帳票の種類
使用される帳票は、業界や業種によって異なります。
そこでこちらでは、飲食店や小売店などの店舗で使われやすい帳票の種類と、帳票設計をする際に盛り込むべき項目について解説します。また、それぞれの帳票に関して、無料でダウンロードできるテンプレートをご用意していますので、お気軽にご利用ください。
売上管理表
売上管理表は、店舗の売上や利益を把握するために使用される帳票です。売上集計表や利益管理表とも呼ばれます。
売上管理表の設計では、売上金額や取引日、商品名、数量、単価、利益率などの項目が必要です。
また、期間ごとの集計や商品カテゴリ別の分析ができるように、適切な構造とレイアウトを考慮することが重要となります。
売上管理表は、ビジネスの成長を評価し、将来の戦略を立てるための情報源となるため、わかりやすく効率的にデータを表示できるよう設計することが望ましいでしょう。
シフト表
シフト表は、アルバイトを含む従業員の勤務スケジュールを管理するために使用される帳票です。
週単位や月単位など種類はあるものの、シフト制で働く従業員が在籍している企業では必ず作成されます。
シフト表の設計では、従業員名や勤務日、勤務時間、勤務形態、役割などの項目が必要です。
店舗管理者が一目で全体のシフト状況を把握できるよう、見やすくシンプルなレイアウトに仕上げるのが望ましいでしょう。
また、シフト表は従業員も目にする機会が多い帳票のため、誰にとってもわかりやすいように設計することが求められます。
会計票
会計票とは、顧客が注文した商品やサービスの情報を記録するための帳票のことです。
注文票や単に伝票と呼ばれる場合もあります。会計票を設計する際は、注文日や注文者名、商品名、数量、金額、席番号などの項目を用意しておくと便利です。
また、店舗スタッフが注文情報を迅速に把握できるように、レイアウトやデザインを工夫しましょう。
注文票はスタッフが使用する機会が多いため、使いやすさや見やすさについて適宜フィードバックを受け、最適化するのがおすすめです。
使いやすい会計票を用意できれば、オーダー管理におけるミスの削減につながり、顧客満足度の向上も期待できます。
在庫管理表
在庫管理表は、商品や材料の在庫状況を把握し、適切な発注や在庫調整を行うために使用される帳票です。
飲食店や小売店では、棚卸表や入出庫管理表と呼ばれる場合もあります。
在庫管理表を設計する際は、商品名や数量、入荷日、賞味期限、ロット番号、単価、発注先などの項目が必要です。
また、在庫の増減を時系列で追跡できるようにレイアウトを考慮すると良いでしょう。
適切な在庫管理表を設計できれば、商品や材料の手配の効率化や管理コストの削減、販売機会の損失防止などに役立ちます。
仕入れ伝票
仕入れ伝票とは、店舗で仕入れた商品や材料の情報を記録するための帳票です。
適切な会計処理を行うために必要な書類で、仕入れ業務を行うたびに作成されます。
仕入れ伝票に記載する項目としては、仕入れ日や仕入れ先、商品名、数量、単価、金額、支払い方法、納期などが挙げられます。
また、仕入れ情報の整理や分類が容易になるよう、フォントやカラーも工夫するのが望ましいでしょう。
仕入れ伝票を最適化することで、仕入れコストの管理や発注業務の効率化を実現できます。
帳票電子化システム「i-Reporter」で帳票設計を効率化
帳票設計や店舗で使用している帳票の管理を効率化するには、帳票の電子化システムである「i-Reporter」の導入がおすすめです。
こちらでは、「i-Reporter」の製品の特徴や導入メリットについて詳しく解説します。
「i-Reporter」は、株式会社シムトップスが提供する現場帳票の電子化ソリューションです。
今まで紙やエクセルベースで運用していた帳票を、スマートフォンやタブレット、PCからアクセスできる電子帳票に置き換えられます。
現在の帳票をそのままのレイアウトで置き換えるのはもちろん、ユーザインタフェースや項目、関数などを設計し直して最適化することも可能です。
すべての設定はノンプログラミングで行えるため、帳票設計の専門知識がない場合でも安心してご利用いただけます。
また、「i-Reporter」は作成した帳票の管理にも役立つアプリケーションです。
現場で作成された帳票はデータベース上で管理され、時間や場所を問わずにアクセスできます。
ステータスや登録日時などで検索することもでき、必要な帳票を簡単に見つけられる点もメリットです。
売上分析やデータの集計が必要な場合には、CSVやPDF、エクセルの形式で出力して利用しましょう。
さらに、帳票単位での権限管理やパスワード管理など、セキュリティ対策の機能も豊富に搭載しているため、電子化にともなう情報漏洩などが懸念される場合でも安心です。
「i-Reporter」では、無料でダウンロード可能な資料や、お申込み不要でご利用いただけるトライアルをご用意しています。
帳票設計や管理の効率化にお悩みの場合は、お気軽にお問い合わせください。
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帳票設計ツールを活用して店舗運営を効率化しよう
今回は、帳票設計の定義や基本的な手順、飲食店や小売店でよく使用される帳票の種類、おすすめのITツールについてお伝えしました。
帳票設計は、自社の業務内容に応じた適切な帳票を用意するために欠かせないプロセスです。企業が使用する帳票は、数十から100以上になるケースも多く、帳票設計に不備があると業務効率の低下や作業ミスの発生などにつながるリスクがあります。
ただし、膨大な量の帳票をすべて一から設計するのは現実的ではありません。時間やコストがかかるだけでなく、プログラミングやデータベース設計などの専門知識も必要となるためです。帳票設計を効率化するには、「i-Reporter」をはじめとしたソリューションの導入をおすすめします。帳票設計はもちろん、作成した帳票の管理や共有もサポートしてくれるため、店舗運営全体の効率化が期待できるでしょう。
「i-Reporter」であれば、作業者の入力を補助する機能も多く搭載しています。売上管理表やシフト表、日々の報告書作成などにもご利用いただけます。興味がある場合はお気軽にお問い合わせください。
現場帳票研究所の編集部です！
当ブログは現場帳票電子化ソリューション「i-Reporter」の開発・販売を行う株式会社シムトップスが運営しております。
現場DXの推進に奮闘する皆様のお役に立てるよう、業界情報を定期的に配信致しますので、ぜひ御覧ください！
