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「帳票作成にかかる時間を減らせる運用方法はないの？」
「手作業はめんどくさいから自動化を推進したい。」
「電子帳簿システムに興味はあるけど選び方がわからない。」
帳票作成って、細かな数字や重要な情報を取り扱う作業が多くて手間がかかりますよね。帳票作成や帳票管理は、取り組む手順やコツを知ることで効率化を図れます。
この記事は、帳票作成を検討している初心者の方や、自社の業務効率の向上を目指す担当者の方向けの内容です。
帳票作成の基礎知識・具体的な作成の流れ・作成する時のポイントを把握して、自社の必要な業務をラクに管理するスキルを身につけましょう。
帳票作成の基礎知識
帳票作成の流れを説明する前に、まずは基礎知識について説明します。
基礎知識について知ることで、どの種類の帳票を作成すれば良いか分かります。帳票作成の概要、事務帳票と現場帳票の違いと種類を見ていきましょう。
帳票作成とは
帳票作成は、帳票を作成する業務です。
帳票には、事務帳票（会社のお金の動きを管理に役立つ）と、現場帳票（現場で発生する工数などをまとめる際に役立つ）の2種類があります。
企業の経営と個人事業主のどちらも作成・管理しておくべき書類です。
帳票には以下のような機能があります。
- 証跡管理に必要な記録を残す
- 人に情報を伝達する
- 適切な経営判断の材料
お金と仕事の流れを可視化できるため、集めたデータを活用・分析して会社の方向性や業務の改善案を考えられます。
事務帳票と現場帳票との違い
帳票は、事務帳票と現場帳票の2つに分けられます。
それぞれの違いは下記のとおりです。
- 事務帳票
お金の流れを記録するために使います。会社経営で発生する取引や会計に関するすべての記録書類が事務帳票に分類されます。
- 現場帳票
作業現場の業務の生産性向上を目指して使います。製造現場や建設現場など作業現場で利用する帳票で、工数や現場で起きたトラブルの情報共有などに役立ちます。
事務帳票の種類
事務帳票では、事務作業で扱われる帳簿・伝票を取り扱います。
帳簿は、会社の取引や資産など、社内外で発生したお金の流れなどをまとめた書類です。
主な種類は、下記のとおりです。
- 総勘定元帳
- 現金出納帳
- 経費帳
- 固定資産台帳
- 仕訳帳
会計や経理など日々の業務の取引を記録するための書類を総称して、事務帳票と呼びます。
伝票は、どのような取引がいつ実施されたかを記録して、誰が見てもわかるようにまとめておく書類全般です。
主な種類は、下記のとおりです。
- 売上伝票
- 仕入れ伝票
- 請求書
- 納品書
- 見積書
- 領収書
伝票を細かく分類すると、契約や取引を示す書類（領収書・請求書・納品書・見積書など）を、証憑（しょうひょう）と呼ぶ場合があります。広い意味では、すべて伝票の仲間です。
入出・出金の状況や商品の仕入れなどを伝票でまとめ、その後、帳簿（総勘定元帳）に転記する流れでお金の管理をしているケースがほとんどです。
2023年10月からインボイス制度、2024年1月から電子帳簿保存法が始まり、帳票管理の複雑さが増しています。
手作業だと変化に対応仕切れず、時間が大幅にかかる、ミスが増える心配が拭えません。
伝票は確定申告から7年・請求書や領収書などは5年の保存期間が求められ、紙帳票の保存場所を確保する手間がかかります。
現場帳票の種類
現場帳票は、現場の作業工数を把握するためにまとめた書類です。職種や作業内容ごとにさまざまな種類があります。
主な現場帳票は以下のとおりです。
- 作業指示書
- 製造指示書
- 作業報告書
- 不具合報告書
- 工程表
各項目について紹介します。
・作業指示書
現場で実施する作業内容を詳細に記載した書類です。
作業が複雑な現場で使用することが多く、安全で効率的な作業を目指して作成されます。
・製造指示書
製造作業における手順・工程を記載した書類で、何を・どのように・そのような順番で製造するのかを明記しています。
製造する物や製造段階によって記載内容は異なりますが、作業ミスや事故発生の防止、業務の効率化、大幅な教育コスト削減が目的な点は一致しています。
・作業報告書
実行した作業の内容をまとめ、社内や取引先に共有するための書類です。誰が・どのような作業をした・作業をしたらこのような結果になったという内容を記載します。
作業内容を正確に伝えられるだけでなく、作業報告書の作成者自身が作業を見直すきっかけを作れます。
・不具合報告書
不具合が発生した時に作成する報告書類です。不具合が発生した原因・不具合に対する対策などを記載します。
報告書の内容を、不具合がいつまでに回復するかの判断材料として活用するため、できるだけ正確な情報を記載してください。業界によっては障害報告書・対策書と呼ぶ場合があります。
・工程表
作業の日程をまとめた書類です。着工日から竣工日までに実行すべき作業が時系列にまとめられています。工程の可視化で効率よく作業に取り組める点がメリットです。
進捗状況を把握することで納期遅れを防げます。余裕を持った作業日程を組んでおくと、イレギュラーが発生しても柔軟に対応できます。
データを一元管理したり、作業の自動化で効率化を図るにはDX化を目指し、電子帳票システムを導入するのも一つの手です。
紙帳票をスキャンして取り込み、紙帳票の保存方法を考える手間をなくせます。
作業指示書とは？作成の目的と種類、記載項目【便利な無料テンプレート付き】
作業報告書とは？書き方や管理に役立つシステム【便利な無料テンプレート付き】
不具合報告書とは？作成方法と記載項目の例【便利な無料テンプレート付き】
帳票作成の流れ
帳票作成の流れは、大きく分けて以下の4つに分けられます。
- Step1.帳票の全体像を考えてデータを収集・整理する
- Step2.出力様式を決める
- Step3.帳票のフォーマットを作成する
- Step4.必要なデータをフォーマットに組み込む
作業の流れを把握しておくと、各ステッピで必要な情報や気をつけるべきポイントを意識しながら作業に取り組めます。
効率的な帳票作成を実行するために、しっかり確認しておきましょう。
Step1.帳票の全体像を考えてデータを収集・整理する
これから作成する帳票に必要なデータを集めて、整理しましょう。
発行日・取引先の名前・住所・金額など、具体的な情報を洗い出します。
帳票に必要なデータが整理できたら、データ管理に必要な関数や計算式を検討します。
Excelであれば「VLOOKUP」などが代表的です。
Step2.出力様式を決める
帳票の種類や利用場面に応じて、帳票出力の方法を決めます。
出力様式（出力形式）は、紙に印刷して配布する方法、電子データ（PDF等）にする方法の2種類です。
紙を使うとパソコン操作をせずに誰でも簡単に帳票の情報を確認できます。ただし、保管場所の確保や情報を探し出す際に時間がかかるデメリットがあります。
電子データは、クラウドサービスや帳票ツールなどを活用してWeb上で帳票を管理します。
パソコンやタブレットで情報を管理できるため、紙を印刷する手間がかかりません。情報変更を入力するとリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握しておく必要がある現場帳票への導入におすすめです。
Step3.帳票のフォーマットを作成する
出力様式が決定したら、帳票のフォーマットの作成に移ります。
MicrosoftのExcelでは無料のテンプレートが用意されています。一からすべて作成する手間を避けたい方はぜひ確認してみましょう。
事前に帳票設計（帳票のフォーマット作り）をしておけば、必要な情報を入力・変更するだけで帳票が完成です。
Step4.必要なデータをフォーマットに組み込む
フォーマットが完成したら、必要なデータをフォーマットに取り組みましょう。Step1で集計したデータベースから必要なデータを抽出・入力します。
最後に形式に合わせて出力し、見直しが済んだら帳票の作業完了です。
帳票を作成するときのポイント
帳票を作成するとき以下の注意点に気を付けると、より良い帳票が作成できます。
- 使いやすいデザインの帳票を作成する
- 帳票の利用や管理のルールを決めておく
どちらも帳票を作成する上で重要な内容です。最後までチェックしてください。
使いやすいデザインの帳票を作成する
帳票を作成する際は操作性を重視し、見やすいデザインを心がけましょう。
情報をすぐに参照できる表を作成したり、視覚的に情報が伝わりやすいように工夫するのがおすすめです。
関連する情報を近くに配置する、コピー&ペーストやセルの並び替えができるようにセルを結合しないなどの工夫がおすすめです。
実際に帳票を使う担当者に意見を聞き、デザインを取り入れると現場の人間が使いやすいデザインを作れます。
帳票の利用や管理のルールを決めておく
帳票を作成する際、利用や管理に関してルールを設定して、周知しておくのがポイントです。
複数人が帳票を使用する場合、保管や入力方法が作業者によってバラバラになると、管理がしづらく作業効率が下がってしまうリスクがあります。
帳票作成をして業務を効率化しよう
帳票作成とは、個人事業主や企業の経営に関わる書類である「帳票」を作成する業務です。
お金の流れを記録するための事務帳票と、作業現場の業務を円滑に進めるための作業帳票の2種類に分けられます。
帳票作成のメリットは、以下のとおりです。
- ITシステムを使った処理・業務・従業員の管理ができる
- お金の流れや業務工程の見直しをする際の判断材料になる
- 情報伝達や業務の効率化が図れる
Excelなどを用いて紙で帳票管理をしていたけれど、簡単でラクに使える電子帳票システムを導入したいと考えている方におすすめなのが、弊社で提供している「i-Reporter」です。
紙の現場帳票の電子化で、以下のお悩みを解決できます。
- 日報の記入ミスによる修正等が大変
- 品質検査の正確に実施されたか分からない
- 不具合報告書の対応に時間がかかっている
- 在庫管理表の数字が合わない
使い慣れた紙帳票のレイアウトを保ったまま電子移行できるので、直感的に使いこなせます。
操作説明の手間が省け、ペーパーレス化を導入しやすい点がメリットです。
入力も簡単で、手書きと比較してミスが発生しづらい特徴があります。
既存の業務システムとの連携がしやすく、Excel・CSV・PDFファイルへの出力が容易に可能です。
各種書類の作成やシステム登録の効率化が図れます。万全のセキュリティ対策で安心してご利用いただけます。
導入社数3,500以上、ペーパーレスアプリでシェアNo.1の実績を誇る「i-Reporter」に興味を持った方は、ぜひ気軽にお問い合わせください。
実際に商品の説明や無料トライアルを受けた上で導入をご検討いただけます。
現場帳票研究所の編集部です！
当ブログは現場帳票電子化ソリューション「i-Reporter」の開発・販売を行う株式会社シムトップスが運営しております。
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