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「棚卸し」とは、倉庫内にある商品の在庫数を確認する作業のことです。帳簿上の在庫を実在庫と照らし合わせながら、正確な在庫状況のチェックと整理整頓を行います。また、棚卸しでは在庫品の品質を評価して在庫価値を確認し、企業の利益や損失に反映させる役割もあります。こうした理由から、棚卸しは在庫管理に限らず経営においても重要な業務の一つだといえるでしょう。
本記事では、在庫管理における棚卸しの基礎知識や、業務効率化に役立つシステムについて解説します。管理業務の担当者の方はぜひ参考にお読みください。
在庫の棚卸しの方法や手順は？
棚卸しの方法には「実地棚卸」と「帳簿棚卸」の2つのパターンがあります。実地棚卸は、在庫の保管場所で現物を確認するやり方です。一方、帳簿棚卸は在庫を出し入れする度に帳簿に記載するやり方を指します。ここでは、それぞれの手順をご紹介します。
実地棚卸を行う手順
1.棚卸しの計画書の作成
作業スケジュールの管理や業務マニュアルの整備などに取り組みます。
2.棚卸しの方法を決める
「リスト方式」と「タグ方式」の2種類の方法があります。
＊リスト方式：在庫を数えて、日々運用する在庫管理表（棚卸表）の在庫数と照合し、数値が一致するか確認する方法です。
＊タグ方式：一つひとつの在庫に名称と数量が記載されたタグ（荷札）をつけて、発行したタグの枚数と在庫数が一致するか確認する方法です。
3.在庫の数と状態を確認する
在庫数の確認に加えて、破損や紛失がないかをチェックします。
4.棚卸しの結果と帳簿やシステムとの差異を確認する
万が一ズレが発見されたら、棚卸し作業での数え間違いや重複がないか、再度確認を行います。
5.在庫差異の原因把握と帳簿の修正を行う
在庫数に差異が生じた原因を特定したら完了です。不明な場合は帳簿上の処理によって対応し、再発防止に努めます。
帳簿棚卸を行う手順
1.在庫の入出庫がある度に、在庫管理表などに記入する
在庫管理表（棚卸表）を日々運用し、入出荷などで在庫数が変動する度に、数量や状態を記入します。
2.在庫管理表をもとに在庫数などを確認する
在庫管理表に記載されている情報に基づいて、在庫数の確認や評価を行います。記入ミスがある場合、在庫数にズレが生じるため注意が必要です。
一般的に、棚卸しは年に1回～複数回行われます。飲食店や小売店といった業種では、月に一度のペースで定期的に行われることが多いです。決算前のタイミングで一度は実施すると良いでしょう。
棚卸し在庫の評価方法
棚卸し在庫の評価とは、会社の資産の保有状況を数値化する業務です。期末時点で在庫の資産評価を決定します。その際、資産は在庫の総数に売上原価を掛けて算出するのが一般的です。ここでは、評価方法である「原価法」と「低価法」をご紹介します。
原価法
自社の在庫である棚卸資産の取得原価をもとに評価額を算出する方法です。原価法には、「先入先出法（＝古い在庫から順に販売すると仮定して計算する）」や「移動平均法（＝仕入れの都度、平均単価を計算する）」など複数のパターンがあります。計算しやすい反面、在庫の劣化状況や時価下落による評価損を見逃しやすいのが難点です。
低価法
原価法によって算出した評価額と、期末における時価を比較して、低い金額を採用して評価額を算出する方法です。評価損を計上しやすいという特徴があります。なお、低価法で評価する際は、事前に税務署への届け出が必須となります。
在庫の棚卸しを行う際に起こりがちな問題点と解決策
在庫の棚卸しでは、カウントミスや入力ミスなどのヒューマンエラーにより、集計でズレが発生する可能性があります。ここでは、在庫の棚卸しにおける注意点と、解決策をご紹介します。
起こりがちな問題の主な要因はヒューマンエラー
在庫の棚卸しを手作業で行う場合、数え間違い・重複によるカウントミス、在庫管理表への記入間違い・記入漏れといったヒューマンエラーが課題となります。いかに注意して作業したとしても、人の手で作業する際のミスを完全に防止するのは難しいといえるでしょう。
在庫棚卸しに起こりがちな問題を解決する方法
棚卸しのルールを明確に定める
棚卸しの業務マニュアルを作成して社内で周知し、ヒューマンエラーの防止につながる作業方法を徹底させることが大切です。現場の作業者の個人的な判断に任せた作業は、ミスの原因となるおそれがあります。
システムやツールを活用する
棚卸しを効率化するシステム・ツールとして、「在庫管理システム」「バーコード」「二次元バーコード」などが挙げられます。これらの活用により棚卸し作業が自動化され、手作業によるヒューマンエラーの低減が期待できます。さらには、作業の手間が省けるため、業務効率化の効果があるのもメリットです。
在庫の棚卸しを効率よく行うためのシステムとは
在庫の棚卸しを効率化するなら、専用のシステムを導入すると効果的です。最後に、在庫の棚卸しをデジタル化する便利なシステムについてご紹介します。
在庫棚卸を効率よく行えるシステム
在庫の棚卸し作業は、以下のシステムの導入により課題を解決できる可能性があります。
・バーコードや二次元バーコード
ハンディターミナルなどの端末でバーコードをスキャンして在庫の総数を確認します。
・RFID（ICタグ）
電波による無線通信でタグを一括スキャンして在庫の総数を確認します。
・スマートフォンを使用した在庫管理システム
スマートフォンのアプリでバーコードを一括スキャンして在庫の総数を確認します。
・AIカメラ
AIカメラが倉庫状況を常時監視し、入出庫のデータを自動で記録します。
・重量センサー
センサーが計測した重量に基づいて在庫の数量を自動で記録します。
在庫棚卸しに役立つシステムやツールの選び方
自社に合ったシステムやツールであるか
自社が管理すべき品目に適したシステムやツールを選びましょう。また、社内で利用している既存のシステムやフォーマットとの連携性も確認しておくと安心できます。無料トライアルに申し込み、運用後の業務フローをイメージしてみるのもおすすめです。
コストパフォーマンスが適しているか
システムやツールを導入する場合、機器本体などの初期費用や、月額利用料金が発生します。業務効率化の効果を踏まえて、適切な範囲の金額で導入・運用できるコストパフォーマンスの高い製品を選ぶことが大切です。
運用にあたって現場の負担にならないか
現場で使いにくいシステム・ツールを運用すると、作業に余計な時間や手間がかかるおそれがあります。現場のDX推進では、「作業者が誰でも簡単に使えるか」という観点で、使用感やベンダーのサポート体制まで重視して選びましょう。
在庫の棚卸しはシステムで効率化するのがおすすめ！
ここまで、在庫の棚卸しについて解説しました。棚卸しには「実地棚卸」と「帳簿棚卸」の方法があります。手作業で取り組むとヒューマンエラーが懸念されるため、業務のマニュアル化によるミス低減や、専用システム・ツールの導入による自動化を検討すると良いでしょう。バーコードスキャンアプリ「i-Repo Scan」なら、在庫数を効率的にカウントするとともに、作業ミスの防止に貢献します。iPhone/iPadをハンディターミナルとして利用できるため、コストを抑えて導入可能です。
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