SFAとの連携で営業生産性が向上した事例

「 i-Reporter」検討、導入の経緯を教えて頂けますか?

当社では、2015年からNIコンサルティング社の営業支援システム「Sales ForceAssistant(以下SFA)」とグループウェア「NI Collabo(以下NI)」を導入しています。

サービス部門様の紙報告の課題とは?

サービス部門はキヤノン製のコピー機をはじめ、弊社から導入した機器のメンテナンスを行っています。サービス担当はメンテンナンス業務完了後、その場で紙の作業報告書を記入し、お客様にサインを頂き、控えをお客様にお渡ししていました。また、会社に戻ってから作業報告書と同じ内容をSFAに登録し、請求書発行のため『カウンター連絡票』という自社システムにも登録していました。

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SFAの登録は二度手間ですが、データを入力さえすれば営業担当もサービス担当がスマホやタブレットで 外出先からメンテナンス履歴の確認ができます、CTI(コールセンターのシステム)とも連携していたため、受付電話の対応スピードが格段にアップするというメリットもありました。よって、弊社では、どうしても請求書発行のためのカウンター連絡票と2つのシステムに登録してもらう必要がありました。

『 i-Reporter』は単なる電子帳票化ではなく他システムと情報をやり取りするインターフェースになる。

そんな悩みを抱える中、同じNIコンサルティングさんのSFAを導入している名古屋市のエネルギー関連会社さんがタブレットで作業報告書後、多重転記を無くすために基幹システムやSFA連携している事例が応用できるかも知れないとNIコンサルティングさんから連絡がありました。そこで「ConMas i-Reporter」の販売、構築パートナーのカナデンブレインさんを紹介頂きました。ご提案を頂いた際にサービスマンの紙作業報告書を電子帳票入力に切り替えるイメージが直感的に湧きました。更には、電子帳票入力だけでなく他システムとの情報連携インターフェースも充実しており会社の情報を営業からアフターフォローまで一気通貫で管理できると確信しました。ただ、その話を聞いた時は、大手企業が採用しているシステムを自社で導入するのは、ちょっとハードルが高いかなと心配していましたが、カナデンブレインさんの提案はリーズナブルなもので、即採用を決めました。

『 i-Reporter』の利用事例

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さらなるペーパーレス化 と IoTを駆使したデータの蓄積から分析の可視化を目指す

① 使用した部品は現場で手書きで型式を控えたり、QR コードを切り取ったりしていましたが、持って帰る際に紛失してしまったり後で見返したときに文字が読めないといったトラブルが発生していました。 今回導入した『i-Reporter』のQR コード読取機能では、報告書の該当箇所をタッチすると自動でカメラが立ち上がり、報告書に登録した内容がそのままSFA に反映されるためとても効率が良くなりました。 後処理で行う専用システムへの取込も1 回のCSV データ出力で行えるようになったので、事務的な負担も減っています。

② お客様の反応も上々で、絶対に紙の報告書でないといけないという声も現状はなく、確認時の電子サインにも問題なく対応いただいており、ペーパーレス化の取り組みも推進できています。

③『 i-Reporter』に入力した帳票内容がそのまま SFA にも登録されるのがやはり、最大の利点ですね。弊社の運用では、『i-Reporter』報告書の帳票とSFA 商談情報の項目をリンクさせてあるので、商談情報でターゲットリストを組むことによって、作業概要がリスト表示で一目でわかるようになりました。そのほか、月ごとに担当者別の作成状況を確認できたりと情報管理の面でも『SFA』⇔『i-Reporter』の連携による相乗効果を感じています。

④ 業界全体としての広い目で見れば『i-Reporter』帳票とNI の商品マスタを連携させて、料金テーブル表を呼び出せるようにした報告書兼請求書のような出張サービス対応向け帳票などがあれば、電子帳票の活用に更なる幅が広がるよう に感じました。

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