ISO9001内部監査の目的・頻度・要求事項【質問例・チェックリスト】

製造業や建設業では、自社が提供する製品やサービスの品質を常にチェックし、改善に向けた取り組みを実施する必要があります。
そして、自社の取り組みを外部にアピールするには、ISO9001認証の取得や内部監査の実施が効果的です。

今回は、ISO9001の基本的な知識や内部監査の目的、頻度、チェック項目について解説します。
監査の準備のポイントにも触れますので、ISO9001の内部監査を控えている企業のご担当者様はぜひ参考にしてください。

ISO9001の内部監査に関する基礎知識

ISO9001は、世界的に広く普及しているマネジメントシステム規格で、業界・業種を問わず多くの企業が取得しています。こちらでは、ISO9001の概要や内部監査の目的、頻度について解説します。

ISO9001とは

ISO9001とは、品質マネジメントシステム（QMS）に関する国際的な規格のことです。
QMSは、組織・事業者が製品・サービスの品質向上を実現するための仕組みを意味し、ISO9001ではQMSを構築・運用するための基準やルールを規定しています。
ISO9001認証の取得は、自社のQMSが国際的な規格に適応していることのアピールにつながり、企業価値の向上や海外企業との取引機会の確保といった効果が期待できます。

そもそもISOとは、製品や仕組みに関する国際的な規格を定める機関のことです。定められた規格に沿った審査を通過した企業がISO認証を受けられます。
ISO規格の種類には、品質に関する規格であるISO9001のほかに、環境保全に関する「ISO14001」や情報セキュリティに関する「ISO27001」などもあります。

【参照】ISO14001内部監査の質問例・チェックリスト │要求されるポイント

ISO9001の内部監査とは

ISO9001の内部監査とは、組織・事業者が提供する製品・サービスの品質に問題がないかをチェックする目的で実施される監査のことです。
ISO9001の監査には内部監査と外部監査があり、内部監査では会社の従業員やコンサルタントの代理人が内部監査員として品質監査を実施します。
具体的には、選定した内部監査員が「監査計画の策定」「現場責任者へのヒアリング」「適合性の判断」「是正処置の依頼」「フォロー活動」の手順で進めます。

ISO9001の主な目的は、「一貫した製品・サービスの提供」と「顧客満足の向上」の2点の実現です。
事前に定めた間隔で内部監査を実施することで、自社製品・サービスの品質をチェックし、これらの目的達成に生かす狙いがあります。
内部監査の実施頻度は1年に1回程度が望ましいとされていますが、組織・事業者の状況や意向によって変更が可能です。

なお、内部監査によって問題点が見つかった場合でも、すぐにISO9001の認証が取り消されるわけではありません。
ただし、その状態を放置した結果、外部監査によって重大な不適合があると判断されると、認証の一時停止や取り消しになる可能性があるため注意が必要です。

【参照】「ISO 9001（品質）」（一般財団法人　日本品質保証機（JQA））

ISO9001の内部監査で要求される事項・ポイント

ISO9001の内部監査では、どのような点を重点的に確認すると良いのでしょうか。
こちらでは、ISO9001の内部監査における具体的なチェック項目を3つ解説します。

順守義務を達成しているか

まずは、自社が構築したQMS の適合性を確認する項目です。
具体的には、ISO9001の要求事項や自社のマニュアル、法令、顧客要求などに沿って体制や仕組みが構築されているかをチェックします。

単にQMSを構築するだけの場合は、ISO9001の要求事項に沿う必要はありませんが、ISOによる認証を受けるには、適合性をクリアすることが必要です。
そのため、ISO9001の内部監査では適合性をチェックし、必要があれば改善を指示します。

また、自社のマニュアルや法令に沿って業務が行われていない場合、思わぬトラブルや事故につながる可能性があります。
そのようなリスクを軽減するためにも、適合性のチェックは重要です。

品質の維持・向上が見込めるか

続いては、QMSの有効性を確認する項目です。
具体的には、自社が設定したルールや仕組みが適切に機能しており、製品・サービスの品質の維持・向上につながっているかをチェックします。

例えば、マニュアルの順守が徹底されている現場において、不良品や作業ミスの発生率に関する目標を達成できているのかを調査します。もし、思ったような成果を得られていなかったり、目標が未達であったりする場合には、原因を分析したうえで改善策を提案することも内部監査の重要な役割です。

内部監査にて原因を調査する場合、報告書の改ざんや改定記録が発見つかり、指摘を受ける可能性があります。

しかし、現場帳票をデジタル化すれば課題は解決できます。特に現場帳票システム「i-Reporter」では、書類の入力履歴を管理することが可能です。

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顧客満足につながる成果が上がっているか

最後は、顧客満足度を確認する項目です。ISO9001の最大の目的は、顧客満足度の向上です。
そのため、内部監査では自社の取り組みが実際に顧客満足度の向上につながっているのかをチェックします。
取引先へのアンケート調査やクレーム数の増減、リピート率の推移などから判断するのが一般的です。

また、顧客満足度を正確に把握するためにも、内部監査チームには顧客の立場や視点を理解した人材を選定する必要があります。

ISO9001の内部監査を受ける準備を進める際のコツ

ISO9001の内部監査は、社内で実施するものではあるものの、一定の人的・時間的コストがかかります。
そのため、効果を最大化するためのコツを押さえておくことが重要です。こちらでは、ISO9001の内部監査の準備におけるポイントを解説します。

チェックリストを活用する

ISO9001の内部監査を円滑に実施するためには、チェックリストを活用するのがおすすめです。チェックリストとは、監査担当の質問例や規格の要求事項などを記載したシートのことです。内部監査員がチェックリストを作成したうえで監査を受ける側の責任者などに共有し、質問に対するエビデンスを事前に用意してもらうことで、効率良く内部監査を行えます。

ただし、効率化しようとするあまり「チェックリストの内容を読み上げているだけ」になってしまい、内部監査が形骸化するケースも少なくありません。また、チェックリストの改善や見直しが行われていない企業も多くあります。ISO9001の内部監査にチェックリスト活用する場合は、監査が形式化しないように項目を工夫したり、監査の実施後には内容を見直したりすることが重要です。

以下では、ISO9001の内部監査に利用できるチェックリストの例をご用意しました。自社のマニュアルやルールに合わせて適宜変更してご活用ください。

＜ISO9001の内部監査の準備に活用できるチェックリスト・質問例＞

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製品・サービスの品質維持・向上につながるITシステムを導入する

内部監査のクリアに向けて、既存の体制や仕組みの改善が必要な場合には、ITシステムの導入を検討しましょう。例えば、顧客サポートや営業対応において紙ベースで情報を管理している場合、ペーパーレスを促進できるシステムの導入が効果的です。対応スピードや品質の向上が期待でき、ISO9001の目的である顧客満足の向上にも役立ちます。

作業日報や検査報告書、作業工程表など、現在紙やエクセルで運用している帳票の電子化をご検討の場合は、「i-Reporter」の導入がおすすめです。豊富なデジタルインプットで帳票の効率的な作成やミスの削減をサポートし、生産性や顧客満足度の向上を実現します。また、今までの紙帳票と見た目をほとんど変えずに電子化できるため、ITシステムに明るくない方でも直感的に操作できる強みもあります。

i-Reporterと営業支援システムを連携して、作業報告書に関する業務の75%を効率化した事例をご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

【i-Reporter導入事例】報告業務の75%効率化！i-ReporterとSFAの連携で顧客満足度と営業生産性が向上

現場帳票をデジタル化すれば課題は解決できます。
特に現場帳票システム「i-Reporter」は、紙の現場帳票を電子化して、様々な業務課題を解決するシステムです。

①紙やExcelの帳票をそのままのレイアウトでタブレットに取り込み、ペーパーレスを実現
②現場⼊⼒データがリアルタイムでデジタル化され、データの2重⼊⼒を防ぎ情報活⽤と共有が迅速に
③外付けデバイス、IoTやPLC、既存システムとのデータ連携により、ミス無く効率的な⼊⼒ができる他、トレーサビリティーの⾼いエビデンスが取得可能
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【参照】ISO 9001（品質） よくあるご質問

ISO9001の内部監査を実施して顧客満足度の向上を実現しよう

今回は、ISO9001の概要や内部監査の仕組み、チェック項目、実施のポイントをお伝えしました。ISO9001の内部監査は、自社のQMSが適切かつ効果的に構築・運用されているかをチェックするために欠かせないプロセスです。質問内容や取り組み方を工夫することで自社が抱える課題を顕在化させ、改善策を講じて顧客満足度の向上に生かしましょう。