実在庫をリアルタイムに把握する方法！帳簿在庫と合わない理由とは？

倉庫業を営む上で、過不足無く在庫管理を行うことは重要な課題です。
出庫依頼を受けた際に、「在庫がありませんでした」ということになれば、顧客の信用を失います。
そのようなことの無いようにしっかりとした在庫管理を行う必要があります。
しかし、帳簿上の在庫と実際の在庫が一致していないために、顧客に迷惑をかけてしまった経験はないでしょうか？
海外の企業と取り引きをしている場合、決められた納期までに商品が集まらないと、次の発送準備に影響が出て大きな損害となるケースもあります。
今回は、在庫管理に関するトラブルの原因と防止対策について説明します。

実在庫とは

実在庫：実際に倉庫に保管されている在庫のことです。
理論在庫：帳簿上に記録されている在庫のことです。
小売業での在庫は商品のことですが、製造業では、原材料や部品などが在庫となります。

理論在庫との違い

理論在庫とは、倉庫に保管している原材料や部品の入出庫情報を記録したデータ上の在庫のことです。
つまり理論在庫は帳簿上に記録されており、実際に倉庫で保管されている「はず」の在庫ということになります。
理論在庫は顧客から出庫依頼が来た時点で更新処理が始まります。
しかし、この時点ではまだ出庫をしていないので実在庫に変化はありません。
実際に出庫されてから実在庫が更新されてから、理論在庫と一致します。
ここで注意が必要なのが、一時的ではありますが理論在庫と実在庫に差異が生じるということです。
「いずれ一致するんだから良いでしょ」という考えもありますが、入出庫作業でトラブルが発生した場合は、そのままにしておくと理論在庫と実在庫が一致しなくなります。
そのため、定期的に理論在庫と実在庫を一致させる作業が必要となります。この作業を一般的に「棚卸し」と言います。棚卸しを行うことで、理論在庫と実在庫を一致させます。

帳票と実在庫が合わなくなる理由

入出庫作業が正しく行われていれば、理論在庫と実在庫が合わなくなることはありません。
しかし、実際は入出庫作業で様々なトラブルが発生することがあります。

それらのトラブルについて説明します。

仕入れ先のミス

仕入れ先が部品を間違えたり、数を間違えたりすると、理論在庫と実在庫に差異が発生します。
仕入れ先のミスではありますが、管理帳票の情報を修正するまでは、理論在庫と実在庫が不一致の状態となります。

また搬送中に商品が破損してしまうということもあります。破損した商品をそのまま出庫することはできません。発注した物品が正しく届かないと理論在庫と実在庫が不整合な状態となります。

入庫作業時のミス

荷物が無事に届いたとしても、入庫時の確認作業で納品数を数え間違えると、理論在庫と合わなくなります。入庫時の確認作業を手作業で行っている場合、数え間違いというミスが発生する可能性があります。

また、確認記録を手書きで行っている場合、記載ミスをするかもしれません。正しくミスの無い入庫作業を行わないと、実在庫が合わなくなってしまいます。

保管中のミス

保管中の管理にミスがあると、倉庫内で商品が紛失してしまうことがあります。倉庫のセキュリティに不備があって、盗難にあうということもあるでしょう。
また、実際には無くなってはいないのですが、置いたところに荷物が無いことがあります。
例えば、入庫した荷物を保管しようとしたがスペースが足りないという場合、一時的に周りの荷物を移動して保管することがあります。
しかし、一時的に移動した荷物を元に戻さないと、帳票上の保管場所情報と実際に保管している場所が不一致となってしまいます。
そのため、倉庫内で荷物を移動する場合は注意が必要です。

出庫作業時のミス

入庫作業と同様に、出庫作業時のミスによって実在庫が合わなくなることがあります。出庫後は理論在庫を変更しますが、ここでも手作業で変更していると、入力間違いする可能性があります。
そして、入庫時のミスや保管中のミスが発覚するのは出庫作業時です。いざ出庫しようとしたら荷物が無いと大騒ぎになることでしょう。
これらのように、理論在庫と実在庫が合わなくなる原因は入庫時から出庫時まであらゆるところに潜んでいるのです。

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適切に実在庫を把握するには

適切に実在庫を把握するには、理論在庫と実在庫をリアルタイムに一致させるということが重要です。そこで在庫情報をリアルタイムに一致させる方法について説明します。

手入力作業をデジタル化

入出庫作業時の記録作業を手入力で行うと、入力ミスを起こすリスクがあるだけでなく、荷物を確認してからデータを入力作業までに時間が経ってしまいます。
このタイムラグが間違いを発生させる原因でもあり、作業効率としても決して良いとは言えません。
有効な方法として作業のデジタル化があります。具体的には、確認作業の結果を紙帳票などに控えておくのではなく、タブレット端末を活用した電子帳票を使います。タブレット端末であれば、広い倉庫内でも持ち運びが可能で、現場で入力作業が完結できます。
入力されたデータは、倉庫内のネットワークによって、直接データベースを更新することができます。万が一、入庫作業でトラブルが発生した場合でも、その場で理論在庫を修正することができるので、追加手配などの対応が速やかに行うことができます。
入出庫時の確認作業についても、手作業で行うのではなく、商品に貼付されているバーコードを利用することで、入力ミスを防ぐと同時に、作業の効率化が図れます。

実在庫の状況を見える化

タブレット端末を活用することで、理論在庫と実在庫をリアルタイムに更新することはできました。
次は、実在庫の管理もデジタル化してみましょう。
実在庫に必要な情報は、保管場所や保管棚の情報です。
保管場所についても、バーコードを利用すると効率的に作業を行うことができます。
保管場所や保管棚に固有の番号を割り付け、バーコード化して表示しておきます。

このように保管場所についてもデジタル化することで、入庫時に商品のバーコードを読み取るのと同時に、保管した場所のバーコードも読み取ります。こうすることで、商品と保管場所を紐づけるのです。

さらに出庫時は、出庫する商品を指定することで、保管場所の番号を瞬時に確認することができます。システム上に商品と保管場所の情報があるため、一覧で表示したり、マップで表示したりすることも可能です。

タブレット端末を活用することで、正しい在庫管理が行え、作業効率も向上することができますので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

流通業界が急速に発展している一方で、在庫管理に関するトラブルは様々なところで発生していることでしょう。今では流通上のトラブルが、企業の収益に大きく影響を与えることもあります。

リアルタイムに実在庫管理を行い、顧客の要求に応じられるような在庫管理システムを構築しましょう。

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